Systemowe bariery w korzystaniu z KSeF – problem przeciążenia Profilu Zaufanego

Problemy z dostępem do Krajowego Systemu e-Faktur ujawniły bariery systemowe po stronie państwowej infrastruktury informatycznej.

Przeciążenia Profilu Zaufanego – podstawowego i bezpłatnego mechanizmu logowania do KSeF – w praktyce pozbawiają wielu przedsiębiorców możliwości realizacji ustawowych obowiązków, rodząc pytania o realne przygotowanie administracji do wdrożenia powszechnego i obligatoryjnego systemu e-fakturowania.

W początkowych dniach funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur ujawnił się istotny problem systemowy związany z dostępem przedsiębiorców do KSeF. Dotyczy on mechanizmu uwierzytelniania za pośrednictwem Profilu Zaufanego, który dla zdecydowanej większości użytkowników stanowi podstawowy, bezpłatny i w praktyce jedyny realnie wykorzystywany sposób logowania do systemu.

W praktyce wielu przedsiębiorców, próbując zalogować się do KSeF przy użyciu Profilu Zaufanego, napotykało brak możliwości uzyskania dostępu do systemu. Przyczyną były przeciążenia infrastruktury obsługującej ten mechanizm uwierzytelniania. Niedostępność Profilu Zaufanego oznacza brak możliwości skorzystania z podstawowego i powszechnie stosowanego sposobu logowania do KSeF. W praktyce użytkownicy, którzy nie posiadają podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej, zostają całkowicie pozbawieni dostępu do systemu. Pozostałe metody uwierzytelniania mają charakter odpłatny, co w warunkach awarii Profilu Zaufanego prowadzi do sytuacji, w której wykonanie ustawowych obowiązków staje się uzależnione od poniesienia dodatkowych kosztów.

Co istotne, problem ten nie wynika z decyzji przedsiębiorców, lecz z niedostępności rozwiązania, które było dotychczas wskazywane jako wystarczające i rekomendowane do korzystania z KSeF. Zgodnie z publicznie dostępnymi informacjami, w początkowych dniach funkcjonowania Krajowego Systemu e- Faktur, doszło do wielokrotnego przekroczenia standardowego poziomu ruchu w systemach uwierzytelniania, co doprowadziło do ich przeciążenia i faktycznej niedostępności. Sytuacja ta rodzi poważne wątpliwości co do sposobu zaprojektowania, przetestowania oraz przygotowania infrastruktury informatycznej państwa na masowe korzystanie z KSeF – szczególnie w kontekście tego, że system ten ma mieć charakter powszechny i obligatoryjny.

W świetle powyższego Ministerstwo Finansów otrzymało poniższe pytania:
1. Czy Ministerstwo Finansów posiada dane liczbowe dotyczące skali niedostępności KSeF wynikającej z przeciążenia Profilu Zaufanego, w szczególności obejmujące liczbę prób logowania zakończonych niepowodzeniem, liczbę użytkowników dotkniętych problemem oraz czas trwania faktycznej niedostępności systemu dla przedsiębiorców w pierwszym tygodniu obowiązywania KSeF?

2. Czy na etapie projektowania i wdrażania KSeF przeprowadzono testy obciążeniowe uwzględniające masowe logowanie użytkowników za pośrednictwem Profilu Zaufanego, a jeżeli tak – jakie maksymalne scenariusze ruchu były przyjmowane i w jaki sposób miały one odpowiadać realiom powszechnego, obowiązkowego korzystania z systemu?

3. Czy Ministerstwo Finansów było świadome ograniczeń wydajnościowych infrastruktury obsługującej Profil Zaufany w kontekście jego wykorzystania jako głównego mechanizmu dostępu do KSeF, a jeżeli tak – dlaczego mimo tej wiedzy Profil Zaufany był komunikowany przedsiębiorcom jako wystarczający i podstawowy sposób logowania do systemu?

4. Czy w ocenie Ministerstwa Finansów sytuacja, w której jedyny bezpłatny mechanizm uwierzytelniania do KSeF staje się okresowo niedostępny, a pozostałe metody wymagają poniesienia kosztów, jest zgodna z zasadą proporcjonalności i równego dostępu do realizacji obowiązków publicznoprawnych?

5. Czy Ministerstwo Finansów analizowało, ilu przedsiębiorców korzysta wyłącznie z Profilu Zaufanego jako metody dostępu do KSeF i nie posiada podpisu kwalifikowanego ani pieczęci elektronicznej, a tym samym zostało faktycznie pozbawionych możliwości korzystania z systemu w okresie przeciążeń?

6. Czy w przypadku niedostępności Profilu Zaufanego Ministerstwo Finansów przewidziało jakiekolwiek rozwiązania awaryjne umożliwiające przedsiębiorcom dostęp do KSeF bez konieczności nabywania odpłatnych narzędzi uwierzytelniania, a jeżeli nie – z jakich przyczyn takie rozwiązania nie zostały przygotowane?

7. Jakie konkretne działania techniczne, organizacyjne lub infrastrukturalne zostały lub zostaną podjęte przez Ministerstwo Finansów w celu zapewnienia stabilnego, nieprzerwanego i masowego dostępu do KSeF poprzez bezpłatne mechanizmy uwierzytelniania, adekwatne do skali obowiązkowego korzystania z systemu?

8. Czy Ministerstwo Finansów dokonało analizy, w jaki sposób niedostępność Profilu Zaufanego wpływa na ciągłość obrotu gospodarczego oraz zdolność przedsiębiorców do terminowego wywiązywania się z obowiązków podatkowych, a jeżeli tak – jakie wnioski z tej analizy zostały wyciągnięte?

W odpowiedzi Ministerstwo Finansów wskazało następujące odpowiedzi na zadane pytania:

1. Czy Ministerstwo Finansów posiada dane liczbowe dotyczące skali niedostępności KSeF wynikającej z przeciążenia Profilu Zaufanego, w szczególności obejmujące liczbę prób logowania zakończonych niepowodzeniem, liczbę użytkowników dotkniętych problemem oraz czas trwania faktycznej niedostępności systemu dla przedsiębiorców w pierwszym tygodniu obowiązywania KSeF?

Od momentu uruchomienia Krajowy System e-Faktur cały czas działa stabilnie – bez przerw i zakłóceń. Występowały jedynie czasowe niedogodności związane z logowaniem poprzez Profil Zaufany. W takim przypadku prosiliśmy o korzystanie z innych metod logowania lub aby spróbować ponownie skorzystać z Profilu Zaufanego po odczekaniu kilku minut. Osoby logujące się do KSeF mogły skorzystać nie tylko z Profilu Zaufanego, ale także z innych metod uwierzytelniania.

2. Czy na etapie projektowania i wdrażania KSeF przeprowadzono testy obciążeniowe uwzględniające masowe logowanie użytkowników za pośrednictwem Profilu Zaufanego, a jeżeli tak – jakie maksymalne scenariusze ruchu były przyjmowane i w jaki sposób miały one odpowiadać realiom powszechnego, obowiązkowego korzystania z systemu?

Testy obciążeniowe były przeprowadzane. Z uwagi na wymogi bezpieczeństwa systemu nie możemy zaprezentować szczegółowych założeń dla tych testów.

3. Czy Ministerstwo Finansów było świadome ograniczeń wydajnościowych infrastruktury obsługującej Profil Zaufany w kontekście jego wykorzystania jako głównego mechanizmu dostępu do KSeF, a jeżeli tak – dlaczego mimo tej wiedzy Profil Zaufany był komunikowany przedsiębiorcom jako wystarczający i podstawowy sposób logowania do systemu?

4.  Czy w ocenie Ministerstwa Finansów sytuacja, w której jedyny bezpłatny mechanizm uwierzytelniania do KSeF staje się okresowo niedostępny, a pozostałe metody wymagają poniesienia kosztów, jest zgodna z zasadą proporcjonalności i równego dostępu do realizacji
obowiązków publicznoprawnych?

Odpowiadając na pytania nr 3 i 4: Krajowy System e-Faktur cały czas działa. Występowały czasowe niedogodności związane z logowaniem poprzez Profil Zaufany. W takim przypadku prosiliśmy o korzystanie z innych metod logowania lub aby spróbować ponownie skorzystać z Profilu Zaufanego po odczekaniu kilku minut. Profil Zaufany był wskazywany jako jeden z możliwych i dopuszczalnych sposobów autoryzacji w KSeF obok kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

5. Czy Ministerstwo Finansów analizowało, ilu przedsiębiorców korzysta wyłącznie z Profilu Zaufanego jako metody dostępu do KSeF i nie posiada podpisu kwalifikowanego ani pieczęci elektronicznej, a tym samym zostało faktycznie pozbawionych możliwości korzystania z systemu w okresie przeciążeń?

Kwalifikowany podpis elektroniczny oraz kwalifikowana pieczęć elektroniczna to forma podpisu cyfrowego, wydawana przez niezależnych certyfikowanych dostawców. Natomiast Podpis Zaufany wydawany jest przez Ministerstwo Cyfryzacji i służy do podpisywania dokumentów w kontaktach z administracją publiczną. Ministerstwo Finansów nie dysponuje dokładnymi danymi odnośnie do posiadania przez przedsiębiorców podpisu kwalifikowanego, Podpisu Zaufanego czy też pieczęci elektronicznej. Są one wydawane poza Ministerstwem Finansów. Należy podkreślić, że nie ma ograniczeń co do pozyskania i użytkowania tych narzędzi autoryzacji w KSeF. Podatnicy mogą jednocześnie dysponować oraz korzystać zarówno z podpisu kwalifikowanego czy pieczęci kwalifikowanej, jak i Podpisu Zaufanego. To od wyboru podatnika zależy jakie narzędzie będzie wykorzystywał do autoryzacji w KSeF. Podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub z Podpisu Zaufanego. Podatnicy niebędący osobami fizycznymi (np. spółki osobowe, kapitałowe) korzystają z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. A w przypadku, gdy nie posiadają takiej pieczęci to mogą uwierzytelnić się w KSeF poprzez uprawnione osoby fizyczne. W początkowym okresie działania KSeF były utrudnienia związane z przeciążeniem działania Profilu Zaufanego. Jednakże sam KSeF zapewnia inne metody dostępu, które był cały czas dostępne.

6. Czy w przypadku niedostępności Profilu Zaufanego Ministerstwo Finansów przewidziało jakiekolwiek rozwiązania awaryjne umożliwiające przedsiębiorcom dostęp do KSeF bez konieczności nabywania odpłatnych narzędzi uwierzytelniania, a jeżeli nie – z jakich przyczyn takie rozwiązania nie zostały przygotowane?

7. Jakie konkretne działania techniczne, organizacyjne lub infrastrukturalne zostały lub zostaną podjęte przez Ministerstwo Finansów w celu zapewnienia stabilnego, nieprzerwanego i masowego dostępu do KSeF poprzez bezpłatne mechanizmy uwierzytelniania, adekwatne do skali obowiązkowego korzystania z systemu?

Odpowiadając na pytania nr 6 i 7: Zgodnie z harmonogramem do kwietnia 2026 r. planowane było zastąpienie dotychczas wykorzystywanego narzędzia autoryzacji Profilem Zaufanym i przejście na Węzeł Krajowy SSO (Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej). Prace te zostały przyspieszone i autoryzacja Węzłem Krajowym SSO została 14 lutego 2026 r. udostępniona w bezpłatnych narzędziach KSeF. Krajowy System e-Faktur został zintegrowany z Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej. Dzięki temu użytkownicy KSeF mogą uwierzytelnić się w systemie za pomocą aplikacji mObywatel, bankowości elektronicznej, e-dowodu i profilu zaufanego.

8. Czy Ministerstwo Finansów dokonało analizy, w jaki sposób niedostępność Profilu Zaufanego wpływa na ciągłość obrotu gospodarczego oraz zdolność przedsiębiorców do terminowego wywiązywania się z obowiązków podatkowych, a jeżeli tak – jakie wnioski z tej analizy zostały wyciągnięte.

W pierwszych dniach działania KSeF osoby wykorzystujące Profil Zaufany do logowania się do KSeF mogły napotkać na czasowe utrudnienia. W kolejnych dniach Profil Zaufany był dostępny. 14 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur został zintegrowany z Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej.