Scentralizowany KSeF jako jedyny kanał fakturowania – ryzyka dla gospodarki

Uczynienie Krajowego Systemu e-Faktur jedynym, obowiązkowym kanałem fakturowania w całej gospodarce niesie ze sobą poważne ryzyka systemowe. Centralizacja kluczowych procesów w jednym państwowym systemie, bez realnych i równorzędnych alternatyw, może prowadzić do paraliżu obrotu gospodarczego, szczególnie dotykając mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa oraz zwiększając ryzyko wykluczenia cyfrowego części rynku.

Projektowane regulacje przewidują funkcjonowanie Krajowego Systemu e-Faktur jako scentralizowanego i obligatoryjnego mechanizmu obsługi fakturowania w całej gospodarce. W praktyce oznacza to, że jeden państwowy system teleinformatyczny staje się jedynym dopuszczalnym kanałem dokumentowania podstawowych czynności gospodarczych pomiędzy przedsiębiorcami.

Tak skonstruowany model niesie ze sobą istotne ryzyka systemowe. Każda awaria, spowolnienie działania lub czasowa niedostępność KSeF – niezależnie od przyczyny – może prowadzić do faktycznego paraliżu procesów fakturowania. W konsekwencji zakłócony zostaje bieżący obrót gospodarczy, w tym rozliczenia pomiędzy przedsiębiorcami, płynność finansowa firm oraz ciągłość prowadzenia działalności. W obecnym kształcie regulacji brakuje realnych, trwałych i równorzędnych alternatyw, które pozwalałyby przedsiębiorcom bezpiecznie kontynuować działalność w sytuacjach kryzysowych.

Szczególnie dotkliwe skutki takiej centralizacji mogą odczuć mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa. Podmioty te dysponują zazwyczaj ograniczonymi zasobami finansowymi, niższym poziomem kompetencji informatycznych oraz mniejszym dostępem do profesjonalnego wsparcia technicznego. W efekcie ciężar organizacyjny, techniczny i kosztowy wdrożenia KSeF nie rozkłada się równomiernie na cały rynek, lecz w sposób nieproporcjonalny obciąża najmniejsze firmy.

Wprowadzenie obowiązkowego, scentralizowanego systemu fakturowania bez odpowiednich mechanizmów zabezpieczających rodzi również ryzyko faktycznego wykluczenia cyfrowego części przedsiębiorców. W dłuższej perspektywie może to prowadzić do ograniczenia legalnej aktywności gospodarczej, a nawet do wypychania części obrotu poza formalny system podatkowy. Taki efekt pozostawałby w oczywistej sprzeczności z deklarowanymi celami uszczelniania systemu finansów publicznych oraz zwiększania transparentności obrotu gospodarczego.

W świetle powyższego Ministerstwo Finansów otrzymało następujące pytania:

1. Czy Ministerstwo Finansów dostrzega, że obowiązkowe korzystanie z KSeF w obecnym kształcie w sposób nieproporcjonalny obciąża mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa, które nie dysponują odpowiednimi zasobami finansowymi i technologicznymi?
2. Jakie działania zostały lub zostaną podjęte w celu ograniczenia ryzyka wykluczenia cyfrowego przedsiębiorców, dla których wdrożenie i bieżąca obsługa KSeF stanowi barierę organizacyjną lub kosztową?
3. Czy Ministerstwo Finansów dostrzega problem, że nadmierna komplikacja i centralizacja procesu fakturowania może skłaniać część rynku do ograniczania formalnej aktywności gospodarczej, zamiast zwiększać transparentność i bezpieczeństwo obrotu?
4. Czy Ministerstwo Finansów przeprowadziło ocenę, ilu mikro i małych przedsiębiorców może mieć trwałe trudności z samodzielnym korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur z uwagi na brak kompetencji cyfrowych, dostępu do wsparcia technicznego lub odpowiedniego zaplecza informatycznego?
5. W jaki sposób Ministerstwo Finansów zamierza zapobiec sytuacji, w której obowiązkowe korzystanie z KSeF prowadzi do faktycznego uprzywilejowania dużych podmiotów dysponujących zapleczem IT kosztem mikro, małych i średnich przedsiębiorstw, dla których wdrożenie systemu oznacza istotne obciążenie organizacyjne i finansowe?

W odpowiedzi Ministerstwo Finansów wskazało, iż:

1. Czy Ministerstwo Finansów dostrzega, że obowiązkowe korzystanie z KSeF w obecnym kształcie w sposób nieproporcjonalny obciąża mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa, które nie dysponują odpowiednimi zasobami finansowymi i technologicznymi?

Aby KSeF był spójny i efektywny musi docelowo objąć swoim obowiązkiem wszystkie wystawiane faktury. Jedynie wówczas możliwa będzie automatyzacja i standaryzacja obiegu faktur i procesów księgowych w przedsiębiorstwach. W innym przypadku w obrocie prawnym będą funkcjonowały zarówno faktury ustrukturyzowane jak również faktury elektroniczne czy papierowe. Będą to poprawnie wystawione faktury, ale w różnej postaci (elektroniczne, papierowe) i różnym układzie i zakresie danych. Takie rozwiązanie może dodatkowo podnieść koszty prowadzenia działalności gospodarczej, a nie je obniżyć. W takim przypadku przedsiębiorcy będą bowiem zobligowani do obsługi dokumentów w różnym standardzie.

W celu wsparcia najmniejszych przedsiębiorców Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatne narzędzia. Przedsiębiorcy mogą skorzystać z Aplikacji Podatnika KSeF2.0, Aplikacji mobilnej KSeF czy e-mikrofirmy. Rozwiązania przeznaczone są dla podatników, którzy nie zdecydują się na korzystanie z komercyjnych narzędzi do e-fakturowania. Informacje na temat bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów można znaleźć na stronie ksef.podatki.gov.pl. Ponadto na tej stronie został udostępniony cały pakiet materiałów pomocniczych, które mają na celu wsparcie podatników przy wdrożeniu KSeF. Wśród materiałów są udostępnione najważniejsze informacje na temat KSeF, filmy instruktażowe, podręczniki, które kompleksowo omawiają tematykę KSeF, tutoriale oraz baza pytań i odpowiedzi. Cały czas prowadzone są szkolenia dla przedsiębiorców oraz możliwość indywidualnej wizyty w urzędzie w celu omówienia istotnych kwestii podatnika. Działa infolinia Krajowej Administracji Skarbowej dla zagadnień związanych z KSeF. Można zadawać pytania merytoryczne i techniczne, zarówno telefonicznie jak i poprzez formularz zgłoszeniowy. Infolinia jest dostępna całodobowo.

Ponadto należy wskazać, że w 2026 r. podatnicy nie będą narażeni na sankcje za naruszenia obowiązków KSeF. W 2026 r. kary nie będą stosowane. Kary pieniężne, o których mowa w art. 106ni ustawy będą obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 r. Dzięki odroczeniu sankcji podatnicy będą mieli więcej czasu na dostosowanie się do nowych regulacji bez obawy o negatywne konsekwencje.

2. Jakie działania zostały lub zostaną podjęte w celu ograniczenia ryzyka wykluczenia cyfrowego przedsiębiorców, dla których wdrożenie i bieżąca obsługa KSeF stanowi barierę organizacyjną lub kosztową?

Ministerstwo Finansów podjęło szereg działań w tym zakresie. W pierwszej kolejności należy wskazać, że najmniejsi podatnicy, którzy wystawiają faktury w miesiącu na łączną kwotę do 10 tys. – będą zobligowani do wystawiania faktur w systemie dopiero od 1 stycznia 2027 r.

Ponadto z myślą o najmniejszych przedsiębiorcach oraz podmiotach mniej zaawansowanych cyfrowo stworzone zostały bezpłatne narzędzia do obsługi KSeF oferowane przez Ministerstwo Finansów tj. Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja mobilna KSeF czy e-mikrofirma.

W ramach rozwiązań KSeF zaprojektowano możliwość nadawania uprawnień innym osobom i podmiotom do pracy w KSeF w kontekście podatnika. Oznacza to, że w imieniu podatnika w KSeF mogą pracować inne osoby, które będą mogły np. wystawiać i odbierać faktury w KSeF. Uprawnienia mogą być nadawane elektronicznie w systemie, ale także (w określonych przypadkach) poprzez złożenie ZAW-FA w postaci papierowej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Ministerstwo Finansów podejmuje także intensywne działania szkoleniowe dotyczące KSeF. Organizowane są cykle szkoleń w urzędach skarbowych. Dostępne jest kompendium wiedzy na temat KSeF, na stronie ksef.podatki.gov.pl (podręczniki, baza pytań i odpowiedzi, przydatne filmy video i tutoriale). Nie trzeba więc ponosić dodatkowych kosztów także w tym obszarze.

3. Czy Ministerstwo Finansów dostrzega problem, że nadmierna komplikacja i centralizacja procesu fakturowania może skłaniać część rynku do ograniczania formalnej aktywności gospodarczej, zamiast zwiększać transparentność i bezpieczeństwo obrotu?

Każda duża zmiana rodzi obawy związane z jej wprowadzeniem. Jest to normalne zjawisko. W tym przypadku każdy przedsiębiorca wystawiający faktury będzie zobligowany do przestawienia się na e-fakturowanie. Należy wskazać, że szczegółowe rozwiązania w Krajowym Systemie e-Faktur są wynikiem szerokich konsultacji prowadzonych w 2024 r. i w 2025 r. Przekazane opinie w znacznym stopniu przyczyniły się do modyfikacji szczegółowych rozwiązań planowanych na obligatoryjny KSeF (np. tryb offline24, dodatkowe odroczenia, czy brak kar w pierwszym okresie obowiązywania KSeF). Należy jednak zwrócić uwagę, że system niesie ze sobą również szereg korzyści biznesowych i podatkowych. Poprawie ulegną bowiem warunki i bezpieczeństwo prowadzenia działalności gospodarczej: Nabywca będzie miał pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot do tego uprawniony. Zwiększeniu ulegnie szybkość wymiany danych w kontaktach między kontrahentami. Wystawiona faktura będzie udostępniana odbiorcy przez administrację praktycznie w czasie rzeczywistym.

Nastąpi usprawnienie i przyspieszenie weryfikacji zasadności zwrotów VAT w urzędach skarbowych. Skróceniu o 1/3 ulegnie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni.

Faktury będą przechowywanie przez administrację przez 10 lat, zatem koszty ich przechowywania po stronie podatników ulegną obniżeniu.

Dzięki wprowadzeniu elektronicznego obiegu dokumentów faktura nie zaginie i nie będzie potrzeby jej drukowania.

Wprowadzenie ustrukturyzowanego, jednolitego wzoru faktury pozwoli na automatyzację procesów księgowych i przyczyni się do redukcji liczby pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych.

Znacząco uproszczone zostaną obowiązki podatkowe oraz sprawozdawcze, np. rezygnacja z wystawiania duplikatów faktur. Transformacja cyfrowa jest zatem kluczowym czynnikiem ograniczającym obowiązki sprawozdawcze, zwłaszcza MŚP, m.in. dzięki ponownemu wykorzystywaniu raz pozyskanych informacji.

4. Czy Ministerstwo Finansów przeprowadziło ocenę, ilu mikro i małych przedsiębiorców może mieć trwałe trudności z samodzielnym korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur z uwagi na brak kompetencji cyfrowych, dostępu do wsparcia technicznego lub odpowiedniego zaplecza informatycznego?

Ministerstwo Finansów ma świadomość tego, że niektórzy przedsiębiorcy, zwłaszcza mniej zaawansowani cyfrowo mogą mieć pewne trudności z przestawieniem się na fakturowanie w KSeF. Dlatego do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł.

Ponadto przygotowane zostały bezpłatne narzędzia do obsługi KSeF oferowane przez Ministerstwo Finansów tj. Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja mobilna KSeF czy e-mikrofirma.

Należy wskazać, że projektowane rozwiązania w KSeF, nie wymuszają na przedsiębiorcy wyłącznie samodzielnego korzystania z KSeF. Każdy przedsiębiorca może nadać określone uprawnienia (np. do wystawiania faktur lub dostępu do faktur) innej osobie lub podmiotowi, którzy w jego imieniu będą działać w KSeF.

Ministerstwo Finansów podejmuje intensywne działania szkoleniowe dotyczące KSeF. Organizowane są cykle szkoleń w urzędach skarbowych. Dostępne jest kompendium wiedzy na temat KSeF, na stronie ksef.podatki.gov.pl (podręczniki, baza pytań i odpowiedzi, przydatne filmy video i tutoriale).

5. W jaki sposób Ministerstwo Finansów zamierza zapobiec sytuacji, w której obowiązkowe korzystanie z KSeF prowadzi do faktycznego uprzywilejowania dużych podmiotów dysponujących zapleczem IT kosztem mikro, małych i średnich przedsiębiorstw, dla których wdrożenie systemu oznacza istotne obciążenie organizacyjne i finansowe?

Każdy podmiot poniesie koszty dostosowania się do KSeF proporcjonalnie do swojej wielkości i złożoności struktury. Dlatego też Ministerstwo Finansów przygotowało i udostępniło bezpłatne narzędzia, które mają wesprzeć podatników w realizacji obowiązków związanych z wdrożeniem KSeF. Bezpłatne narzędzia są skierowane przede wszystkim do najmniejszych podmiotów, dla których koszt wdrożenia indywidualnych rozwiązań komercyjnych może być zbyt wysoki.