Przerwa techniczna KSeF przed wdrożeniem – czy system był gotowy na obowiązkowe użycie?

Na kilka dni przed wejściem w życie obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zaplanowano kilkudniową przerwę techniczną, która objęła najważniejsze funkcje związane z dostępem do systemu. W tym czasie użytkownicy nie mogli nadawać uprawnień, generować certyfikatów ani zarządzać tokenami – czyli wykonywać działań niezbędnych do faktycznego rozpoczęcia pracy w KSeF.

W praktyce oznaczało to wstrzymanie kluczowego etapu przygotowań. Bez odpowiednich uprawnień i narzędzi uwierzytelniających nawet najlepiej przygotowana organizacyjnie firma nie jest w stanie korzystać z systemu. Tym samym przerwa techniczna przełożyła się na realne ograniczenie możliwości wdrożenia nowych obowiązków w ostatnich dniach przed ich wejściem w życie.

Moment wyłączenia tych funkcjonalności nie był przypadkowy – koniec stycznia to dla wielu przedsiębiorstw czas finalnych przygotowań. To właśnie wtedy nadawane są dostępy pracownikom i biurom rachunkowym, konfigurowane systemy finansowo-księgowe oraz porządkowane kwestie organizacyjne. Wstrzymanie wszystkich tych działań w tym samym czasie trudno uznać za spójne z celem sprawnego uruchomienia systemu.

Szczególnie istotne jest to, że ograniczenia objęły jednocześnie wszystkie mechanizmy dostępu. Firmy, które nie zdążyły zakończyć konfiguracji przed rozpoczęciem przerwy, zostały pozbawione możliwości jej dokończenia aż do momentu, gdy korzystanie z KSeF stało się obowiązkowe.

W efekcie powstała sytuacja, w której wprowadzeniu powszechnego obowiązku towarzyszyło czasowe zablokowanie narzędzi niezbędnych do jego realizacji. To pokazuje, że wyzwania związane z wdrożeniem KSeF mają nie tylko charakter technologiczny, ale również organizacyjny i systemowy.

W związku z tym do Ministerstwa Finansów wpłynęły następujące pytania:

1. Czy Ministerstwo Finansów dokonało oszacowania liczby podatników, którzy w okresie od 26 do 31 stycznia – z uwagi na przerwę techniczną KSeF – nie będą mogli nadać uprawnień, wygenerować certyfikatów lub tokenów niezbędnych do korzystania z systemu od początku lutego, a jeżeli tak – jakie są wyniki tej analizy (w ujęciu liczbowym)?
2. Czy Ministerstwo Finansów oceniło, czy jednoczesne wyłączenie wszystkich mechanizmów dostępu do KSeF (uprawnienia, certyfikaty, tokeny) w okresie 26–31 stycznia było rozwiązaniem proporcjonalnym, biorąc pod uwagę, że od początku lutego system staje się obowiązkowy?
3. Czy Ministerstwo Finansów potwierdza, że podatnicy, którzy do dnia 25 stycznia nie nadadzą uprawnień lub nie wygenerują certyfikatów i tokenów, nie będą mieli technicznej możliwości uzyskania dostępu do KSeF przed wejściem w życie obowiązku korzystania z systemu od początku lutego?
4. Czy Ministerstwo Finansów przyjmuje, że brak możliwości wygenerowania certyfikatów i tokenów w dniach 26–31 stycznia może skutkować faktycznym brakiem możliwości wystawiania faktur przez część podatników od pierwszego dnia obowiązywania KSeF?
5. Czy Ministerstwo Finansów dysponuje danymi, ilu podatników na dzień 25 stycznia 2026 r. nie posiada aktywnych certyfikatów lub tokenów KSeF? Jeżeli tak – proszę o ich przedstawienie w ujęciu liczbowym.

W odpowiedzi Ministerstwo Finansów wskazało iż:

Ad 1 Czy Ministerstwo Finansów dokonało oszacowania liczby podatników, którzy w okresie od 26 do 31 stycznia – z uwagi na przerwę techniczną KSeF – nie będą mogli nadać uprawnień, wygenerować certyfikatów lub tokenów niezbędnych do korzystania z systemu od początku lutego, a jeżeli tak – jakie są wyniki tej analizy (w ujęciu liczbowym)?

Ministerstwo Finansów informuje, że okresie od 26 do 31 stycznia 2026 r. z uwagi na niezbędną przerwę techniczną dostęp do KSeF 1.0 (w tym MCU) nie był możliwy dla wszystkich użytkowników.

Szczegółowe informacje dotyczące liczby podatników czynnych i zwolnionych w Polsce, w tym objętych obowiązkiem KSeF od 1 lutego 2026 r. zostały zawarte m.in. w Ocenie Skutków Regulacji do projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw – tzw. ustawa KSeF 2.0 (druk sejmowy1407).

Ministerstwo Finansów zwraca również uwagę, że informacja o przerwie technicznej KSeF została podana do publicznej wiadomości w sierpniu 2025 r. dzięki czemu podatnicy mogli przeprowadzić proces nadania uprawnień, wygenerowania certyfikatów oraz tokenów z odpowiednim wyprzedzeniem, przed dniem 26 stycznia 2026 r.

Ad 2 Czy Ministerstwo Finansów oceniło, czy jednoczesne wyłączenie wszystkich mechanizmów dostępu do KSeF (uprawnienia, certyfikaty, tokeny) w okresie 26–31 stycznia było rozwiązaniem proporcjonalnym, biorąc pod uwagę, że od początku lutego system staje się obowiązkowy?

Ministerstwo Finansów przyjęło najkrótszy możliwy termin przerwy technicznej pozwalającej na uruchomienie systemu produkcyjnego w dniu 1 lutego 2026 r. Możliwość skorzystania z Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) istniała przez 86 dni kalendarzowych przy 6 dniowej przerwie technicznej.

Zwracamy uwagę, że wychodząc naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców, od środy 28 stycznia od g. 8:00 rano udostępniono produkcyjnie API KSeF 2.0, które umożliwiło przeprowadzenie weryfikacji działania systemów komercyjnych na środowisku produkcyjnym KSeF 2.0 w zakresie:

• uwierzytelniania użytkowników,
• uprawnień (wyszukiwanie i przeglądanie),
• składania wniosków o certyfikaty i odbierania tych certyfikatów,
• generowania tokenów.

Ponadto, w trakcie przerwy technicznej, w dalszym ciągu istniała możliwość składania zawiadomień o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF za pomocą formularza ZAW-FA przesyłanych do właściwego urzędu skarbowego.

Ad 3 Czy Ministerstwo Finansów potwierdza, że podatnicy, którzy do dnia 25 stycznia nie nadadzą uprawnień lub nie wygenerują certyfikatów i tokenów, nie będą mieli technicznej możliwości uzyskania dostępu do KSeF przed wejściem w życie obowiązku korzystania z systemu od początku lutego?

W okresie od 26 -31 stycznia 2026 r. z uwagi na niezbędną przerwę techniczną dostęp do KSeF nie był możliwy niezależnie czy użytkownik posiadał wygenerowany certyfikat, token lub nadane uprawnienia.

Ad 4 Czy Ministerstwo Finansów przyjmuje, że brak możliwości wygenerowania certyfikatów i tokenów w dniach 26–31 stycznia może skutkować faktycznym brakiem możliwości wystawiania faktur przez część podatników od pierwszego dnia obowiązywania KSeF?

Ministerstwo Finansów informuje, że certyfikat KSeF i token KSeF nie są jedynymi możliwymi metodami uwierzytelnienia użytkownika w KSeF 2.0. Aby wystawiać faktury w systemie, podatnicy mogą uwierzytelnić się także poprzez: Profil Zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną.

Ad 5 Czy Ministerstwo Finansów dysponuje danymi, ilu podatników na dzień 25 stycznia 2026 r. nie posiada aktywnych certyfikatów lub tokenów KSeF? Jeżeli tak – proszę o ich przedstawienie w ujęciu liczbowym.

Ministerstwo Finansów informuje, że do dnia 25 stycznia 2026 r. zostało wygenerowanych 617 171 certyfikatów KSeF oraz 90 452 tokenów. Wygenerowanie tokena i pobranie certyfikatu nie są warunkami koniecznymi dla korzystania z KSeF przez wszystkich podatników. Część użytkowników korzysta z innych, równoważnych metod uwierzytelniania, takich jak np. kwalifikowany podpis elektroniczny czy pieczęć kwalifikowana. Zatem to od woli użytkowników zależy czy i kiedy pobiorą oni dodatkowe narzędzia uwierzytelniające jakim jest token lub certyfikat KSeF.

Ponadto Ministerstwo Finansów zwraca uwagę, że tokeny i certyfikaty służą do uwierzytelnienia w komercyjnych programach finansowo-księgowych zintegrowanych z API KSeF 2.0. Jeden certyfikat KSeF (wygenerowany np. przez biuro rachunkowe) umożliwia pracę w wielu kontekstach (firmach) pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień do pracy w KSeF. W związku z powyższym dane dotyczące liczby podatników, które nie wygenerowały na dzień 25 stycznia br. certyfikatów KSeF nie stanowiłyby kluczowego źródła oceny przygotowania podatników do obowiązkowego KSeF.