Jednym z kluczowych założeń KSeF jest zapewnienie daleko idącej automatyzacji procesów księgowych i eliminacja wątpliwości dotyczących najważniejszych dat na fakturze: daty jej wystawienia oraz daty jej odebrania przez nabywcę.
W teorii obie te daty miały być łatwo dostępne z poziomu systemów finansowo-księgowych, a co najważniejsze jednoznaczne i pewne.
W rzeczywistości jednak łatwo będzie o pomyłkę. Co gorsza, w błąd będzie wprowadzał sam system KSeF, który w numerze faktury ustrukturyzowanej umieszcza datę wystawienia faktury – a ta data nie musi być zgodna z datą jej odbioru.
Data wystawienia, a data odbioru – co mówią przepisy
Datą wystawienia faktury jest data przesłania faktury do systemu KSeF, czyli w praktyce jest to data rozpoczęcia sesji wysyłkowej.
Z kolei datą odebrania faktury w KSeF jest data nadania fakturze unikatowego numeru identyfikacyjnego, czyli moment przyjęcia dokumentu do systemu. To oznacza, że data odbioru jest powiązana nie z momentem rozpoczęcia wysyłki faktury przez podatnika, lecz z chwilą, w której KSeF faktycznie ją przetworzy i zapisze w bazie.
Wystawca faktury ma dostęp do obu dat – w UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) otrzymuje zarówno datę wystawienia, jak i faktycznego przyjęcia dokumentu przez KSeF.
Co do zasady data odebrania faktury powinna być tożsama z datą wystawienia faktury, a system działający w trybie on-line powinien wysłaną fakturę od razu rejestrować. Niestety nie zawsze tak będzie.
Po pierwsze, mogą zdarzyć się techniczne problemy, które spowodują, że np. faktura wysłana do KSeF 31.05.2026 r. o g. 23.58, zostanie przyjęta przez KSeF 1.06.2026 r. o g. 00:03. W takiej sytuacji datą wystawienia będzie 31.05, ale datą odebrania będzie 1.06.2026 r.
Po drugie, data wystawienia będzie zawsze inna niż data odebrania faktury, jeśli faktura będzie wysyłana do KSeF w trybie offline24. Nastąpi to kolejnego dnia roboczego po sporządzeniu faktury.
Co widzi odbiorca faktury w Aplikacji Podatnika?
W tym wypadku pojawia się fundamentalny problem. Odbiorca faktury – czyli nabywca – korzystający z Aplikacji Podatnika (oficjalnego narzędzia udostępnionego przez Ministerstwo Finansów) otrzymuje informację wyłącznie o dacie wystawienia faktury.
- data wystawienia jest zaszyta w numerze KSeF,
- znajduje się na wizualizacji faktury,
- widoczna jest w nazwie pobranego pliku XML.
Co ważne: data przyjęcia faktury przez KSeF (czyli faktyczna data odbioru) – nie jest prezentowana odbiorcy wprost.
Problem praktyczny: gdy kluczowy jeden dzień różnicy
Rozważmy przykład:
- podatnik sporządza fakturę 30.04.2026 r.
- wysyła ją do KSeF o godz. 20:00
- z powodu problemów z siecią nie udaje mu się przesłać faktury
- jego system ponawia wysłanie następnego dnia – 1.05.2026 r. o godz. 8:00
Zgodnie z przepisami datą wystawienia faktury nadal będzie 30.04.2026 r.
Ta właśnie data trafi:
- do numeru KSeF,
- na wizualizację faktury,
- oraz do pliku xml pobranego przez nabywcę.
Natomiast faktyczna data odbioru faktury przez KSeF – czyli data, od której nabywca może rozliczyć VAT naliczony – to 1 maja 2026 r.
Jeżeli księgowa zobaczy tylko wizualizację faktury i odczyta datę jej wystawienia, to zaksięguje ją za kwiecień. W ten sposób powstaje błąd:
- w kwietniu: nieuprawnione odliczenie VAT (zbyt wcześnie) → zaległość podatkowa,
- w maju: VAT naliczony nieodliczony, VAT należny zawyżony.
Jak uniknąć błędu?
By prawidłowo określić datę odbioru faktury z KSeF, księgowa musi zweryfikować ją ręcznie w systemie, korzystając z:
- linku zaszytego w wizualizacji,
- kodu QR dostępnego na wizualizacji faktury.
Dopiero tam może sprawdzić faktyczny moment przyjęcia dokumentu przez KSeF.
I tu dochodzimy do sedna: to rozwiązanie jest sprzeczne z filozofią KSeF, która miała zlikwidować ręczne weryfikacje, zapewnić pełną automatyzację i ujednolicić dane.
Może się okazać, że pomimo wprowadzenia KSeF podatnicy korzystający z usług biur księgowych i tak będą musieli wysyłać faktury pobrane z systemu w PDF, a księgowa będzie ręcznie weryfikować taką fakturę w KSeF.
Autor artykułu: Zbigniew Makowski – Prezes Zarządu Instytutu Finansów i Podatków Publicznych, główny autor Nowej Ustawy VAT
Treść ośmiu przygotowanych do tej pory rozdziałów można przeczytać tutaj: https://nowaustawavat.pl/przepisy-nowej-ustawy-vat/
Zachęcamy do zgłaszania uwag do projektowanych przepisów Nowej Ustawy VAT na adres: kontakt@nowaustawavat.pl
Podobne artykuły:
W ostatnim czasie do publicznego obiegu wprowadzony został dokument o charakterze instruktażowym, określany jako "Podręcznik KSeF 2.0", mający stanowić wsparcie [...]
4 grudnia 2025 r. w Sejmie odbyło się posiedzenie Zespołu Proste Podatki, poświęcone Nowej Ustawie VAT opracowywanej zgodnie z koncepcją [...]
Zgodnie z art. 96 ust. 4 b ustawy o VAT, jeżeli zgłoszenie rejestracyjne dla celów VAT zostało złożone przez pełnomocnika, [...]
Jednym z kluczowych założeń KSeF jest zapewnienie daleko idącej automatyzacji procesów księgowych i eliminacja wątpliwości dotyczących najważniejszych dat na fakturze: [...]
Nowelizacje ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (dalej: O.p.) - wprowadzone ustawami z 2025 r[1]. - [...]
Dlaczego chcemy wdrożyć ideę „law as code” w Nowej Ustawie VAT? Koncepcja „law as code” jest w Polsce właściwie nie [...]