Pierwsze doświadczenia z funkcjonowaniem Krajowego Systemu e-Faktur pokazały, że jego wdrożenie w jednostkach samorządu terytorialnego wiąże się z istotnymi wyzwaniami. Wynikają one przede wszystkim ze specyfiki rozliczeń VAT, które w samorządach od lat mają charakter scentralizowany – jeden podatnik obejmuje wiele jednostek organizacyjnych, realizujących różne zadania i obsługujących odrębne procesy.
W praktyce oznacza to obsługę dużej liczby faktur przypisanych do różnych odbiorców wewnętrznych. Problem pojawia się jednak na etapie ich identyfikacji. System nie wymaga wskazania faktycznego odbiorcy towaru lub usługi, co sprawia, że wszystkie dokumenty trafiają do jednej puli, bez możliwości automatycznego przypisania ich do właściwych jednostek.
W efekcie samorządy zmuszone są do ręcznego rozdzielania faktur i ustalania, do kogo faktycznie powinny trafić. To nie tylko wydłuża proces obiegu dokumentów, ale również zwiększa ryzyko błędów i angażuje dodatkowe zasoby kadrowe. Opóźnienia w przypisywaniu faktur przekładają się bezpośrednio na tempo ich księgowania oraz realizację płatności.
Kolejnym wyzwaniem są błędy w danych identyfikacyjnych, w szczególności w numerach NIP. W warunkach scentralizowanego rozliczania VAT każda taka pomyłka wymaga korekty dokumentów, co dodatkowo wydłuża proces i generuje kolejne obowiązki administracyjne.
W rezultacie system, który miał usprawnić obieg dokumentów, w praktyce w wielu przypadkach go komplikuje. Szczególnie widoczne jest to w dużych, złożonych strukturach, takich jak jednostki samorządu terytorialnego, gdzie brak dostosowania do realiów organizacyjnych prowadzi do przeniesienia ciężaru operacyjnego na użytkowników.
To rodzi pytania o stopień uwzględnienia specyfiki takich podmiotów na etapie projektowania systemu oraz o gotowość do wprowadzenia zmian, które pozwolą lepiej dopasować KSeF do ich potrzeb.
W związku z powyższym Ministerstwo Finansów otrzymało następujące pytania:
- Czy Ministerstwo Finansów analizowało skutki braku obowiązku wypełniania pola „Podmiot 3” w KSeF dla jednostek samorządu terytorialnego rozliczających VAT w modelu scentralizowanym?
- Dlaczego w systemie KSeF nie wprowadzono obowiązku wskazywania faktycznego odbiorcy towarów lub usług, mimo że w przypadku samorządów jest to kluczowe dla prawidłowego obiegu dokumentów i rozliczeń wewnętrznych?
- Czy Ministerstwo Finansów dostrzega, że konieczność ręcznej identyfikacji odbiorców i manualnej redystrybucji faktur prowadzi do istotnego zwiększenia obciążeń administracyjnych oraz ryzyka opóźnień w płatnościach?
- Jak Ministerstwo Finansów ocenia wpływ obecnych rozwiązań KSeF na terminowość regulowania zobowiązań przez jednostki samorządu terytorialnego wobec kontrahentów?
- Czy przeanalizowano skalę problemu błędnie wskazywanych numerów NIP na fakturach przesyłanych do KSeF oraz wynikającą z tego konieczność masowego występowania o faktury korygujące?
- Czy Ministerstwo Finansów bierze pod uwagę, że obowiązek pozyskiwania korekt faktur z powodu błędnych danych formalnych generuje dodatkowe koszty pracy po stronie samorządów i wydłuża procesy rozliczeniowe?
- Czy planowane są zmiany w KSeF, które umożliwią automatyczne przypisywanie faktur do właściwych jednostek organizacyjnych oraz ograniczą konieczność ręcznej obsługi dokumentów?
- Czy Ministerstwo Finansów przewiduje wprowadzenie dodatkowych mechanizmów walidacyjnych w KSeF, które ograniczą liczbę faktur wystawianych z błędnymi danymi identyfikacyjnymi, w szczególności numerami NIP?
- Jakie działania zamierza podjąć Ministerstwo Finansów, aby ciężar organizacyjny wynikający z niedostosowania KSeF do realiów scentralizowanego VAT nie był przerzucany na jednostki samorządu terytorialnego?
Ministerstwo Finansów udzieliło następujących odpowiedzi:
Czy Ministerstwo Finansów analizowało skutki braku obowiązku wypełniania pola „Podmiot 3” w KSeF dla jednostek samorządu terytorialnego rozliczających VAT w modelu scentralizowanym? Dlaczego w systemie KSeF nie wprowadzono obowiązku wskazywania faktycznego odbiorcy towarów lub usług, mimo że w przypadku samorządów jest to kluczowe dla prawidłowego obiegu dokumentów i rozliczeń wewnętrznych?
Skutki braku wypełniania Podmiot3 w KSeF dla jednostek samorządu terytorialnego były analizowane przez Ministerstwo Finansów. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom w strukturze FA(3) wprowadzony został znacznik Podmiot2 dot. transakcji z JST. Po jego zaznaczeniu należy wypełnić dane jednostki podrzędnej w Podmiot3.
Czy Ministerstwo Finansów dostrzega, że konieczność ręcznej identyfikacji odbiorców i manualnej redystrybucji faktur prowadzi do istotnego zwiększenia obciążeń administracyjnych oraz ryzyka opóźnień w płatnościach?
Ministerstwo Finansów dostrzega problem przedstawiany przez JST, dlatego wychodząc naprzeciw oczekiwaniom wydane zostały rekomendacje dotyczące zasad wypełniania elementu Podmiot3. Przykłady znajdują się w Podręczniku KSeF 2.0 cz. IV.
Jak Ministerstwo Finansów ocenia wpływ obecnych rozwiązań KSeF na terminowość regulowania zobowiązań przez jednostki samorządu terytorialnego wobec kontrahentów?
W ocenie Ministerstwa Finansów w przypadku JST konieczne jest wypracowanie procedur z kontrahentami. W perspektywie długofalowej KSeF znacząco poprawi terminowość płatności. Transparentność systemu sprawia, że łatwiej jest monitorować przeterminowane zobowiązania, a cyfrowy ślad faktury uniemożliwia jej przeoczenie bez nadania biegu.
Czy przeanalizowano skalę problemu błędnie wskazywanych numerów NIP na fakturach przesyłanych do KSeF oraz wynikającą z tego konieczność masowego występowania o faktury korygujące?
Ministerstwo Finansów nie miało możliwości analizy skali tego zjawiska, ponieważ jedynie nabywca lub wystawca faktury może stwierdzić czy faktury zostały wystawione na błędne dane.
Czy Ministerstwo Finansów bierze pod uwagę, że obowiązek pozyskiwania korekt faktur z powodu błędnych danych formalnych generuje dodatkowe koszty pracy po stronie samorządów i wydłuża procesy rozliczeniowe?
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom wydane zostały rekomendacje dotyczące zasad wypełniania elementu Podmiot3. Przykłady znajdują się w podręczniku KSeF 2.0 cz. IV.
Czy planowane są zmiany w KSeF, które umożliwią automatyczne przypisywanie faktur do właściwych jednostek organizacyjnych oraz ograniczą konieczność ręcznej obsługi dokumentów?
Takie rozwiązanie już funkcjonuje w strukturze logicznej FA(3). Podmiot2 zawiera obowiązkowe oznaczenia dotyczące danych nabywcy – JST, w przypadku potwierdzenia, że nabywcą jest JST należy wówczas wskazać w Podmiocie3 dane jednostki podrzędnej. Przewidziane w strukturze logicznej FA(3) rozwiązania pozwalają zatem na rozpoznawanie transakcji realizowanych na rzecz JST.
Czy Ministerstwo Finansów przewiduje wprowadzenie dodatkowych mechanizmów walidacyjnych w KSeF, które ograniczą liczbę faktur wystawianych z błędnymi danymi identyfikacyjnymi, w szczególności numerami NIP?
System zawiera walidację zgodności numeru NIP ze strukturą oraz sumami kontrolnymi. Jeśli NIP jest poprawny, system nie może stwierdzić czy wystawca wprowadził prawidłowego nabywcę.
Jakie działania zamierza podjąć Ministerstwo Finansów, aby ciężar organizacyjny wynikający z niedostosowania KSeF do realiów scentralizowanego VAT nie był przerzucany na jednostki samorządu terytorialnego?
Ministerstwo Finansów ze swojej strony wykonało szereg działań wspierających proces wystawiania faktur na rzecz JST, przy jednoczesnym poszanowaniu obowiązujących norm prawnych (w tym prawa UE). W ocenie resortu wdrożone rozwiązania oraz wydane rekomendacje dla dostawców programów księgowych zabezpieczają interes JST. Oczywiście, w omawianym zakresie istotny charakter odgrywa właściwa komunikacja JST z dostawcami.
Podobne artykuły:
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się nie tylko ze zmianą sposobu raportowania dokumentów, ale również z określonymi ograniczeniami technicznymi. Jednym [...]
W praktyce korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur coraz wyraźniej widać, że obok wyzwań organizacyjnych pojawiają się również problemy techniczne i [...]
W ostatnim czasie coraz wyraźniej słychać głosy niepokoju ze strony najmniejszych przedsiębiorców w związku z planowanym obowiązkiem korzystania z Krajowego [...]
Pierwsze doświadczenia z funkcjonowaniem Krajowego Systemu e-Faktur pokazały, że jego wdrożenie w jednostkach samorządu terytorialnego wiąże się z istotnymi wyzwaniami. [...]
Projekt zmian w przepisach dotyczących odpowiedzialności karnej skarbowej przewiduje rozwiązanie, które może istotnie zmienić relację między zobowiązaniem podatkowym a odpowiedzialnością [...]
Planowane zmiany w funkcjonowaniu Krajowego Systemu e-Faktur wprowadzają istotne wątpliwości dotyczące tego, czym właściwie jest faktura w rozumieniu przepisów o [...]