W praktyce korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur coraz wyraźniej widać, że obok wyzwań organizacyjnych pojawiają się również problemy techniczne i proceduralne. Co istotne, mogą one wpływać na rozliczenia podatkowe nawet wtedy, gdy podatnik działa prawidłowo i dochowuje należytej staranności.
Jednym z takich przypadków jest wystawienie faktury korygującej in minus w okresie niedostępności systemu. Nawet jeśli dokument zostanie skutecznie przekazany kontrahentowi i przez niego zaakceptowany, nie wywołuje on skutków podatkowych do momentu jego wprowadzenia do KSeF. W praktyce oznacza to, że możliwość obniżenia podatku należnego zależy nie od rzeczywistego przebiegu zdarzenia gospodarczego, lecz od technicznej dostępności systemu.
Drugim problemem są zasady zarządzania certyfikatami dostępowymi. W przypadku utraty hasła do certyfikatu użytkownik nie ma możliwości jego odzyskania. Konieczne jest unieważnienie dotychczasowego certyfikatu i uzyskanie nowego, co wiąże się z czasową utratą dostępu do systemu. W tym okresie przedsiębiorca nie może wystawiać ani odbierać faktur, co bezpośrednio wpływa na ciągłość rozliczeń.
Oba przypadki pokazują, że funkcjonowanie systemu może generować ryzyka niezależne od działań podatnika. Problemy wynikające z niedostępności systemu czy ograniczeń proceduralnych przekładają się na realne konsekwencje podatkowe i operacyjne.
W efekcie pojawia się pytanie, czy obecne rozwiązania w wystarczającym stopniu uwzględniają sytuacje nadzwyczajne oraz zapewniają ciągłość rozliczeń w warunkach problemów technicznych. Dla wielu przedsiębiorców to właśnie te scenariusze będą miały kluczowe znaczenie w codziennym funkcjonowaniu systemu.
W związku z powyższym Ministerstwo Finansów otrzymało następujące pytania:
- Czy Ministerstwo Finansów posiada dane dotyczące liczby faktur korygujących in minus wystawionych i doręczonych kontrahentom w okresach niedostępności KSeF, które zostały przesłane do systemu dopiero po jego ponownym uruchomieniu?
- Czy w przypadku długotrwałej niedostępności KSeF Ministerstwo Finansów przewiduje możliwość uwzględniania korekt in minus w rozliczeniu podatku VAT na podstawie skutecznego doręczenia dokumentu kontrahentowi, niezależnie od momentu jego późniejszego przesłania do systemu?
- Dlaczego w obowiązującym modelu obsługi certyfikatów KSeF nie przewidziano procedury odzyskania lub ponownego ustanowienia hasła do certyfikatu, a jedyną dopuszczalną ścieżką jest jego unieważnienie i wydanie nowego?
- Ile certyfikatów KSeF zostało dotychczas unieważnionych z powodu utraty hasła, według danych posiadanych przez Ministerstwo Finansów, oraz jaki był średni czas uzyskania nowego certyfikatu od momentu złożenia wniosku?
- Jaki jest, według danych posiadanych przez Ministerstwo Finansów, średni oraz maksymalny czas braku dostępu podatnika do Krajowego Systemu e-Faktur, liczony od momentu unieważnienia certyfikatu KSeF z powodu utraty hasła do momentu skutecznego wydania i aktywacji nowego certyfikatu?
Odpowiadając, Ministerstwo Finansów wskazało:
Czy Ministerstwo Finansów posiada dane dotyczące liczby faktur korygujących in minus wystawionych i doręczonych kontrahentom w okresach niedostępności KSeF, które zostały przesłane do systemu dopiero po jego ponownym uruchomieniu?
Ministerstwo Finansów informuje, że w KSeF 2.0 nie wystąpiły dotychczas niedostępności systemu, o których mowa w art. 106nh ustawy o VAT ani awarie, o których mowa w art. 106nf ustawy o VAT.
Czy w przypadku długotrwałej niedostępności KSeF Ministerstwo Finansów przewiduje możliwość uwzględniania korekt in minus w rozliczeniu podatku VAT na podstawie skutecznego doręczenia dokumentu kontrahentowi, niezależnie od momentu jego późniejszego przesłania do systemu?
Zakładając że sformułowane pytanie dotyczy faktur wystawianych w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1 ustawy o VAT-Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, z późn. zm.), dalej: ,,ustawa o VAT”, podczas której podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 tej ustawy, Ministerstwo Finansów informuje, że faktury wystawione w tym trybie są udostępniane nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Następnie w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany do przesłania do KSeF wystawionych faktur, w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w tym systemie.
Ministerstwo Finansów uprzejmie informuje, że w ustawie o VAT funkcjonuje od 1 lutego 2026 r. rozwiązanie prawne (art. 29a ust. 13a), które umożliwia – w przypadku uzyskania przez podatnika VAT potwierdzenia otrzymania przez nabywcę poza KSeF faktury korygującej in minus (innej niż faktura ustrukturyzowana) – dokonanie korekty (w okresie rozliczeniowym otrzymania tego potwierdzenia).
Jest to przepis, który będzie miał zastosowanie również w przypadku awarii Krajowego Systemu e-Faktur. Nie zmienia to faktu, że taki podatnik VAT (tj. wystawiający korektę faktury zgodnie z art. 106nf ustawy o VAT) może skorzystać z rozwiązania prawnego przewidzianego w art. 29a ust. 13b pkt 2 ustawy o VAT, zgodnie z którym obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, może dokonać w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym przesłał fakturę korygującą do KSeF. W takich przypadkach podatnik nie musi już oczekiwać na otrzymanie potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę, może dokonać korekty w okresie wcześniejszym, tj. w dacie przesłania faktury do KSeF.
Dlaczego w obowiązującym modelu obsługi certyfikatów KSeF nie przewidziano procedury odzyskania lub ponownego ustanowienia hasła do certyfikatu, a jedyną dopuszczalną ścieżką jest jego unieważnienie i wydanie nowego?
Przyjęte rozwiązanie w tym proces generowania klucza prywatnego oraz certyfikatu w systemie KSeF został zaprojektowany zgodnie z obowiązującymi standardami bezpieczeństwa kryptograficznego oraz dobrymi praktykami w zakresie ochrony tożsamości cyfrowej. Klucz prywatny generowany jest po stronie przeglądarki użytkownika i zapisywany lokalnie na jego urządzeniu. Z przyczyn bezpieczeństwa nie trafia on na serwery KSeF, a co za tym idzie nie jest on przechowywany po stronie systemu KSeF. Oznacza to, że jego ponowne pobranie nie jest technicznie możliwe.
Takie rozwiązanie jest świadomym i standardowym mechanizmem ochrony danych kryptograficznych, stosowanym powszechnie w systemach opartych o certyfikaty, infrastrukturę klucza publicznego oraz mechanizmy bezpieczeństwa typu „zero-knowledge”. Analogicznie, hasło do klucza prywatnego również nie jest przechowywane w systemie i nie podlega procedurze odzyskiwania, co wynika bezpośrednio z zasad bezpieczeństwa kryptograficznego, a nie z braku funkcjonalności systemu.
W przypadku utraty klucza prywatnego lub hasła do niego, prawidłową i bezpieczną procedurą jest unieważnienie certyfikatu oraz wygenerowanie nowego, co jest rozwiązaniem standardowym w systemach certyfikacyjnych i nie stanowi naruszenia zasad bezpieczeństwa.
Jednocześnie wyjaśniamy, że:
- klucz prywatny jest automatycznie zapisywany na urządzeniu użytkownika, pod nazwą wskazaną przez użytkownika z rozszerzeniem .key, aby ułatwić zarządzanie tym materiałem kryptograficznym;
- proces generowania certyfikatu w KSeF pomimo asynchronicznej natury obsługi wniosku certyfikującego pozwala użytkownikowi pobrać certyfikat natychmiastowo lub w ciągu kilku sekund;
- w przypadku utraty klucza nie występuje blokada systemowa — użytkownik powinien niezwłocznie unieważnić certyfikat i wygenerować nowy dla swojego bezpieczeństwa. Jest to powszechna praktyka stosowana również w przypadku certyfikatów kwalifikowanych.
Ile certyfikatów KSeF zostało dotychczas unieważnionych z powodu utraty hasła, według danych posiadanych przez Ministerstwo Finansów, oraz jaki był średni czas uzyskania nowego certyfikatu od momentu złożenia wniosku?
Na dzień 17.03.2026 r. zostało unieważnionych 257 069 certyfikatów na 1 967 609 wygenerowanych od 1.11.2025 r. Ministerstwo Finansów nie dysponuje danymi dotyczącymi liczby certyfikatów unieważnionych z powodu utraty hasła.
Natomiast detale operacyjne systemów stanowiących kluczowe elementy infrastruktury IT administracji publicznej pozostają objęte ograniczeniami informacyjnymi ze względów bezpieczeństwa.
Jaki jest, według danych posiadanych przez Ministerstwo Finansów, średni oraz maksymalny czas braku dostępu podatnika do Krajowego Systemu e-Faktur, liczony od momentu unieważnienia certyfikatu KSeF z powodu utraty hasła do momentu skutecznego wydania i aktywacji nowego certyfikatu?
Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur dla podatnika, lub osoby/podmiotu działającego w jego imieniu jest ciągły – o ile posiada uprawnienia do wykonywania czynności w systemie.
Wygenerowanie certyfikatu KSeF po poprawnym złożeniu wniosku w większości przypadków jest realizowane bezzwłocznie.
Podobne artykuły:
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się nie tylko ze zmianą sposobu raportowania dokumentów, ale również z określonymi ograniczeniami technicznymi. Jednym [...]
W praktyce korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur coraz wyraźniej widać, że obok wyzwań organizacyjnych pojawiają się również problemy techniczne i [...]
W ostatnim czasie coraz wyraźniej słychać głosy niepokoju ze strony najmniejszych przedsiębiorców w związku z planowanym obowiązkiem korzystania z Krajowego [...]
Pierwsze doświadczenia z funkcjonowaniem Krajowego Systemu e-Faktur pokazały, że jego wdrożenie w jednostkach samorządu terytorialnego wiąże się z istotnymi wyzwaniami. [...]
Projekt zmian w przepisach dotyczących odpowiedzialności karnej skarbowej przewiduje rozwiązanie, które może istotnie zmienić relację między zobowiązaniem podatkowym a odpowiedzialnością [...]
Planowane zmiany w funkcjonowaniu Krajowego Systemu e-Faktur wprowadzają istotne wątpliwości dotyczące tego, czym właściwie jest faktura w rozumieniu przepisów o [...]