KSeF i odpowiedzialność za błędy systemu – czy podatnik ponosi ryzyko awarii infrastruktury?

Obowiązek przesyłania faktur do Krajowego Systemu e-Faktur został powiązany z odpowiedzialnością karną skarbową. Przepisy przewidują jednak wyjątek – brak sankcji w sytuacji, gdy niewykonanie tego obowiązku wynika z oficjalnie ogłoszonej awarii systemu. Na pierwszy rzut oka rozwiązanie to ma chronić podatników przed konsekwencjami problemów technicznych.

W praktyce pojawia się jednak istotna luka. Wyłączenie odpowiedzialności dotyczy wyłącznie przypadków formalnie potwierdzonej awarii. Tymczasem w codziennym funkcjonowaniu systemów informatycznych mogą występować także inne problemy – błędy integracji, zakłócenia komunikacji czy chwilowa niedostępność infrastruktury. W takich sytuacjach podatnik może nie mieć realnej możliwości przesłania faktury, a mimo to pozostaje narażony na sankcje.

Taka konstrukcja przepisów rodzi pytania o proporcjonalność regulacji. Obowiązek korzystania z systemu ma charakter powszechny i obligatoryjny, natomiast ryzyko jego technicznego działania w dużej mierze przenoszone jest na użytkowników. W efekcie odpowiedzialność może powstać niezależnie od faktycznego wpływu podatnika na zaistniałą sytuację.

Pojawia się również szerszy problem związany z odpowiedzialnością państwa za funkcjonowanie infrastruktury, która jest niezbędna do realizacji obowiązków podatkowych. Jeśli system stanowi element władztwa publicznego, a jednocześnie jego niedostępność nie zawsze wyłącza odpowiedzialność podatnika, równowaga między obowiązkami a gwarancjami prawnymi staje się wątpliwa.

W kontekście powszechnego stosowania KSeF szczególnego znaczenia nabiera potrzeba doprecyzowania tych zasad. Jasne określenie, kiedy podatnik nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie obowiązku z przyczyn technicznych, może okazać się kluczowe dla bezpieczeństwa prawnego przedsiębiorców.

W świetle powyższego Ministerstwo Finansów otrzymało poniższe pytania:

1. Jak Ministerstwo Finansów interpretuje zakres wyłączenia odpowiedzialności karnej skarbowej w przypadku niewysłania faktury do Krajowego Systemu e-Faktur z przyczyn technicznych innych niż oficjalnie ogłoszona awaria systemu?
2. Czy Ministerstwo Finansów posiada dane dotyczące przypadków, w których podatnicy nie mogli przesłać faktur do Krajowego Systemu e-Faktur z przyczyn technicznych innych niż awaria systemu ogłoszona w oficjalnym komunikacie ministra finansów, a jeżeli tak – ile takich przypadków odnotowano od dnia wejścia w życie przepisów wprowadzających KSeF do dnia udzielenia odpowiedzi na niniejszą interpelację?
3. Czy w praktyce organów Krajowej Administracji Skarbowej przewiduje się możliwość odstąpienia od wszczynania postępowań karnych skarbowych w sytuacjach, w których podatnik wykaże, że brak przesłania faktury do systemu wynikał z obiektywnych przeszkód technicznych pozostających poza jego kontrolą?
4. Czy Ministerstwo Finansów analizowało zgodność obowiązujących regulacji dotyczących odpowiedzialności za nieprzesłanie faktury do KSeF z zasadą proporcjonalności oraz z zasadą państwa prawnego wynikającą z Konstytucji RP?
5. Czy rozważane jest doprecyzowanie przepisów w taki sposób, aby wyłączenie odpowiedzialności obejmowało również inne udokumentowane przypadki braku możliwości technicznego przesłania faktury do KSeF, niezależnie od formalnego ogłoszenia awarii systemu?
6. Czy Ministerstwo Finansów prowadzi analizy dotyczące potencjalnej odpowiedzialności Skarbu Państwa za szkody poniesione przez podatników w wyniku ograniczonej dostępności systemu KSeF lub problemów technicznych uniemożliwiających wykonanie obowiązków wynikających z przepisów podatkowych?

Odpowiadając Ministerstwo wskazało iż:

Jak Ministerstwo Finansów interpretuje zakres wyłączenia odpowiedzialności karnej skarbowej w przypadku niewysłania faktury do Krajowego Systemu e-Faktur z przyczyn technicznych innych niż oficjalnie ogłoszona awaria systemu?

Czy w praktyce organów Krajowej Administracji Skarbowej przewiduje się możliwość odstąpienia od wszczynania postępowań karnych skarbowych w sytuacjach, w których podatnik wykaże, że brak przesłania faktury do systemu wynikał z obiektywnych przeszkód technicznych pozostających poza jego kontrolą?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur w Polsce nakłada obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Obligatoryjny KSeF obejmie zasadniczo te czynności, które wymagają udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o VAT. Faktury ustrukturyzowane są przesyłane do KSeF w czasie rzeczywistym (tryb online). Jednakże mogą zaistnieć przesłanki uniemożliwiające przesłanie faktury do KSeF w czasie rzeczywistym, związane z awarią lub niedostępnością systemu albo z problemami technicznymi po stronie podatnika.

Dlatego z myślą o potencjalnych awariach, niedostępnościach oraz problemach technicznych powstały odpowiednie procedury postępowania (tryb offline). W ramach obowiązkowego KSeF 2.0 funkcjonują zatem dwa tryby wystawiania faktur: tryb online i tryb offline. Tryb online to wystawianie faktur polegające na wysyłce pliku faktury w czasie rzeczywistym do KSeF. Tryb offline sprowadza się natomiast do wystawienia faktury poza KSeF i dosłaniu jej później do systemu w określonym ustawowo terminie.

Tryb offline od strony biznesowej i prawnej oznacza kilka możliwych procedur:

• Tryb offline24 (art. 106nda ustawy o VAT) – decyzja o jego wykorzystaniu należy do podatnika, może być ona podyktowana np. problemami z dostępem do sieci Internet,
• Tryb offline – niedostępność KSeF (art. 106nh ustawy o VAT)– stosowanie tego trybu dotyczy sytuacji, gdy została ogłoszona niedostępność systemu (np. prace serwisowe),
• Tryb na wypadek awarii KSeF (art. 106nf ustawy o VAT) – stosowanie tego trybu dotyczy przypadku, gdy MF ogłosiło trwającą awarię systemu.

W zależności od ww. zaistniałych przesłanek, obowiązują różne terminy późniejszego dosłania faktury do systemu czy odmienne reguły ich udostępnienia nabywcy (np. w trybie offline 24 jest to maksymalnie jeden dzień roboczy na dosłanie faktury do KSeF, a w przypadku awarii KSeF jest to 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii).

Przepisy przewidują także tzw. awarię całkowitą KSeF (art. 106ng ustawy o VAT), która będzie ogłaszana w środkach społecznego przekazu. Dotyczyć ona będzie sytuacji nadzwyczajnych tj. zagrożenie kraju lub jego infrastruktury. W takim przypadku faktury będą wystawiane w postaci papierowej lub elektronicznie (na dotychczasowych zasadach). Art. 106ni ustawy o VAT wprowadza kary pieniężne za niedopełnienie obowiązków wymienionych w tym przepisie, związanych ze stosowaniem obligatoryjnego KSeF.

Naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć w drodze decyzji na podatnika karę pieniężną w wysokości uzależnionej od wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku uzależnionej od wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze. Jednocześnie przepis art.106ni ust 4 ustawy o VAT wskazuje, że z tego tytułu nie będą wszczynane postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Oznacza to, że osobie która naruszyła obowiązki związane z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur nie będzie grozić z tego tytułu pociągnięcie do odpowiedzialności karnej skarbowej.

W 2026 r. podatnicy nie będą narażeni na dodatkowe koszty wynikające z nakładania kar za naruszenia obowiązków KSeF. Kary pieniężne, o których mowa w art. 106ni ustawy będą obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 r. Dzięki odroczeniu sankcji podatnicy będą mieli więcej czasu na dostosowanie się do nowych regulacji bez obawy o negatywne konsekwencje. Administracja skarbowa w pierwszych miesiącach funkcjonowania obowiązkowego KSeF będzie skupiała swoje działania na edukowaniu podatników oraz wspierała ich w prawidłowym wypełnianiu nowego obowiązku. Ministerstwo Finansów będzie monitorowało sytuację i podejmowało stosowne kroki w przypadku potrzeby dalszego wydłużenia okresów przejściowych.

Należy podkreślić, że począwszy od 2027 r. wymierzając administracyjną karę pieniężną za naruszenie obowiązków KSeF, organ administracji publicznej będzie brał pod uwagę wagę i okoliczności naruszenia prawa. Sankcje, nakładane w oparciu o art. 106ni ustawy będą miarkowane, co oznacza, że przy ich nakładaniu brane pod uwagę będą m.in. okoliczności towarzyszące danemu naruszeniu (np. problemy techniczne po stronie podatnika). W określonych przypadkach organ podatkowy będzie mógł także odstąpić od nałożenia kary.

Czy Ministerstwo Finansów posiada dane dotyczące przypadków, w których podatnicy nie mogli przesłać faktur do Krajowego Systemu e-Faktur z przyczyn technicznych innych niż awaria systemu ogłoszona w oficjalnym komunikacie Ministra Finansów, a jeżeli tak – ile takich przypadków odnotowano od dnia wejścia w życie przepisów wprowadzających KSeF do dnia udzielenia odpowiedzi na niniejszą interpelację?

Od momentu uruchomienia KSeF działa stabilnie – bez przerw. Ze względów bezpieczeństwa nie upublicznia się informacji na temat detali operacyjnych systemów stanowiących kluczowe elementy infrastruktury IT administracji publicznej.

Czy Ministerstwo Finansów analizowało zgodność obowiązujących regulacji dotyczących odpowiedzialności za nieprzesłanie faktury do KSeF z zasadą proporcjonalności oraz z zasadą państwa prawnego wynikającą z Konstytucji RP?

W KSeF są opracowane rozwiązania prawne na wypadek ograniczonej dostępności KSeF (awaria, offline 24, awaria całkowita). Zostały one opisane w pkt 1 odpowiedzi. Szczegółowe rozwiązania KSeF opierają się na rozwiązaniach prawnych, technicznych i biznesowych wypracowanych w trakcie konsultacji przeprowadzonych w 2024 i 2025 r. Szerokie konsultacje były prowadzone z udziałem rynku, w tym podatników, branży IT, księgowych, przedstawicieli JST, oraz organizacji zrzeszających przedsiębiorców. Były to najszersze przeprowadzone w historii resortu finansów konsultacje rozwiązań prawnych i biznesowych. W przygotowanych rozwiązaniach uwzględniono niemal wszystkie postulaty zgłoszone w toku konsultacji, a przyjęte rozwiązania są optymalne zarówno z perspektywy podatników jak i administracji.

W trakcie prowadzonych konsultacji uzgodniono również, że za 2026 r. kary za naruszenie obowiązków KSeF nie będą stosowane. Dzięki temu podatnicy będą mieli więcej czasu na dostosowanie się do nowych regulacji bez obawy o negatywne konsekwencje.

Czy rozważane jest doprecyzowanie przepisów w taki sposób, aby wyłączenie odpowiedzialności obejmowało również inne udokumentowane przypadki braku możliwości technicznego przesłania faktury do KSeF, niezależnie od formalnego ogłoszenia awarii systemu?

Aktualne rozwiązania KSeF opierają się na rozwiązaniach prawnych, technicznych i biznesowych wypracowanych w trakcie konsultacji przeprowadzonych w 2024 i 2025 r.

W pierwszych miesiącach funkcjonowania obowiązkowego KSeF administracja skarbowa będzie skupiała swoje działania na edukowaniu podatników oraz wspierała ich w prawidłowym wypełnianiu nowego obowiązku.

Ministerstwo Finansów cały czas monitoruje sytuację i będzie podejmowało stosowne kroki w przypadku potrzeby zmiany obowiązujących aktualnie rozwiązań prawnych i technicznych w KSeF.

Czy Ministerstwo Finansów prowadzi analizy dotyczące potencjalnej odpowiedzialności Skarbu Państwa za szkody poniesione przez podatników w wyniku ograniczonej dostępności systemu KSeF lub problemów technicznych uniemożliwiających wykonanie obowiązków wynikających z przepisów podatkowych?

W KSeF są opracowane rozwiązania prawne na wypadek ograniczonej dostępności KSeF (awaria, offline 24, awaria całkowita). Zostały one opisane w pkt 1 odpowiedzi.

Opierają się one na rozwiązaniach prawnych, technicznych i biznesowych wypracowanych w trakcie konsultacji przeprowadzonych w 2024 i 2025 r.

Ministerstwo Finansów cały czas monitoruje sytuację i będzie podejmowało stosowne kroki w przypadku potrzeby zmiany obowiązujących aktualnie rozwiązań prawnych i technicznych w KSeF.