Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się nie tylko ze zmianą sposobu raportowania dokumentów, ale również z określonymi ograniczeniami technicznymi. Jednym z nich jest limit wielkości pojedynczego pliku faktury, który nie może przekroczyć 1 MB. W przypadku prostych dokumentów rozwiązanie to nie stanowi problemu, jednak w bardziej złożonych rozliczeniach może znacząco utrudnić funkcjonowanie firm.
Szczególnie dotyczy to branż, w których standardem są faktury obejmujące bardzo dużą liczbę pozycji – często setki lub nawet tysiące w jednym okresie rozliczeniowym. W takich przypadkach rozbudowane dokumenty mogą przekraczać dopuszczalny rozmiar, mimo że są poprawne pod względem merytorycznym i odpowiadają rzeczywistym rozliczeniom handlowym.
W efekcie przedsiębiorcy mogą zostać zmuszeni do zmiany dotychczasowych praktyk. Jednym z rozwiązań jest dzielenie jednego rozliczenia na kilka faktur, co jednak komplikuje obieg dokumentów i zwiększa ryzyko błędów. Alternatywą jest dostosowanie systemów finansowo-księgowych, co z kolei wiąże się z dodatkowymi kosztami i nakładami organizacyjnymi.
Takie ograniczenie rodzi pytania o jego zasadność i proporcjonalność. Zamiast upraszczać procesy, może ono prowadzić do ich fragmentacji oraz zwiększenia obciążeń po stronie przedsiębiorców, szczególnie tam, gdzie skala operacji jest największa.
W praktyce oznacza to, że techniczne parametry systemu zaczynają bezpośrednio wpływać na sposób prowadzenia rozliczeń, co może mieć konsekwencje nie tylko organizacyjne, ale również podatkowe.
W związku z powyższym Ministerstwo finansów otrzymało następujące pytania:
- Czy Ministerstwo Finansów przeprowadziło analizy dotyczące wpływu obowiązującego limitu wielkości pliku faktury w Krajowym Systemie e-Faktur na przedsiębiorców wystawiających dokumenty zawierające dużą liczbę pozycji, w szczególności w sektorach handlu, logistyki i energetyki?
- Ilu podatników, według danych posiadanych przez Ministerstwo Finansów, napotkało dotychczas trudności z przesłaniem faktur do KSeF z uwagi na przekroczenie dopuszczalnego limitu wielkości pliku oraz jak kształtowała się liczba takich przypadków w ujęciu miesięcznym?
- Czy Ministerstwo Finansów monitoruje średnią i maksymalną wielkość plików faktur przesyłanych do KSeF oraz czy dane te wskazują na systemowe ryzyko przekraczania limitu 1 MB w określonych grupach podatników?
- Czy Ministerstwo Finansów posiada dane pozwalające określić, jak często przedsiębiorcy zmuszeni są do dzielenia jednego rozliczenia handlowego na kilka faktur wyłącznie z uwagi na obowiązujący limit wielkości pliku w KSeF?
- Czy obowiązujący limit wielkości pliku faktury w Krajowym Systemie e-Faktur był konsultowany z przedstawicielami branż charakteryzujących się wysoką liczbą pozycji na pojedynczym dokumencie rozliczeniowym, a jeżeli tak – jakie wnioski wynikały z tych konsultacji?
- Czy Ministerstwo Finansów dokonywało porównań przyjętego limitu wielkości pliku faktury w KSeF z analogicznymi rozwiązaniami stosowanymi w systemach fakturowania elektronicznego funkcjonujących w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej?
W odpowiedzi Ministerstwo Finansów wskazało, iż:
Czy Ministerstwo Finansów przeprowadziło analizy dotyczące wpływu obowiązującego limitu wielkości pliku faktury w Krajowym Systemie e-Faktur na przedsiębiorców wystawiających dokumenty zawierające dużą liczbę pozycji, w szczególności w sektorach handlu, logistyki i energetyki? Czy obowiązujący limit wielkości pliku faktury w Krajowym Systemie e-Faktur był konsultowany z przedstawicielami branż charakteryzujących się wysoką liczbą pozycji na pojedynczym dokumencie rozliczeniowym, a jeżeli tak – jakie wnioski wynikały z tych konsultacji?
Ministerstwo Finansów monitoruje w trybie ciągłym wszystkie kluczowe obszary funkcjonowania obowiązkowego KSeF oraz ich wpływ na przedsiębiorców. W tym celu resort pozostaje w ciągłym dialogu zarówno z podatnikami jak i integratorami systemów IT.
Wypracowane finalne rozwiązania KSeF 2.0 są efektem szerokich konsultacji przeprowadzonych przez Ministerstwo Finansów z udziałem rynku. W konsultacjach wzięło udział 10 tysięcy podmiotów. Były to największe, przeprowadzone w historii resortu finansów konsultacje rozwiązań prawnych i biznesowych.
Kwestie związane z maksymalnym rozmiarem pliku faktury (1 MB dla faktury bez załącznika, 3 MB dla faktury z załącznikiem) były konsultowane z wszystkimi zainteresowanymi stronami między innymi w ramach publicznych konsultacji struktury logicznej FA(3) oraz koncepcji funkcjonowania załącznika do faktury w KSeF, przeprowadzonych w listopadzie 2024 r.
Warto zaznaczyć, że wprowadzona w KSeF 2.0 możliwość wystawiania faktur z załącznikiem także stanowi realizację postulatów zgłaszanych do Ministerstwa Finansów. Funkcjonalność została wdrożona głównie z myślą o potrzebach dostawców mediów (energii, gazu), usług telekomunikacyjnych oraz dostawców paliw wystawiających faktury zbiorcze. Możliwość korzystania z rozwiązania nie została jednak ograniczona do konkretnych branż. Zgodnie z art. 106gba ustawy o VAT podatnik może wystawiać i przesyłać do KSeF faktury z załącznikiem w przypadku faktur, które dotyczą czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto. Załącznik jest integralną częścią faktury. Zawiera wyłącznie dane wymagane ustawą (art. 106e ust. 1 ustawy) lub dane ściśle powiązane z tymi danymi. Aby wystawiać w KSeF faktury z załącznikiem, należy zgłosić zamiar wystawiania tego typu faktur w e-Urzędzie Skarbowym, za pomocą udostępnionego w tym celu dedykowanego formularza ZGL_ZAL.
Ilu podatników, według danych posiadanych przez Ministerstwo Finansów, napotkało dotychczas trudności z przesłaniem faktur do KSeFz uwagi na przekroczenie dopuszczalnego limitu wielkości pliku oraz jak kształtowała się liczba takich przypadków w ujęciu miesięcznym? Czy Ministerstwo Finansów monitoruje średnią i maksymalną wielkość plików faktur przesyłanych do KSeF oraz czy dane te wskazują na systemowe ryzyko przekraczania limitu 1 MB w określonych grupach podatników?
Detale operacyjne dotyczące systemów stanowiących kluczowe elementy infrastruktury IT administracji publicznej pozostają objęte ograniczeniami informacyjnymi ze względów bezpieczeństwa.
Czy Ministerstwo Finansów posiada dane pozwalające określić, jak często przedsiębiorcy zmuszeni są do dzielenia jednego rozliczenia handlowego na kilka faktur wyłącznie z uwagi na obowiązujący limit wielkości pliku w KSeF?
Ministerstwo Finansów nie dysponuje wskazanymi w pytaniu danymi.
Czy Ministerstwo Finansów dokonywało porównań przyjętego limitu wielkości pliku faktury w KSeF z analogicznymi rozwiązaniami stosowanymi w systemach fakturowania elektronicznego funkcjonujących w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej?
Ministerstwo Finansów informuje, że w trakcie prac nad założeniami biznesowymi i technicznymi obowiązkowego KSeF analizowało m.in. przyjęte w innych krajach, w tym w krajach Unii Europejskiej, parametry i rozwiązania systemowe, mając jednocześnie na uwadze potrzeby polskich przedsiębiorców jak i zapewnienie odpowiedniej wydajności systemu krajowego.
Podobne artykuły:
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się nie tylko ze zmianą sposobu raportowania dokumentów, ale również z określonymi ograniczeniami technicznymi. Jednym [...]
W praktyce korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur coraz wyraźniej widać, że obok wyzwań organizacyjnych pojawiają się również problemy techniczne i [...]
W ostatnim czasie coraz wyraźniej słychać głosy niepokoju ze strony najmniejszych przedsiębiorców w związku z planowanym obowiązkiem korzystania z Krajowego [...]
Pierwsze doświadczenia z funkcjonowaniem Krajowego Systemu e-Faktur pokazały, że jego wdrożenie w jednostkach samorządu terytorialnego wiąże się z istotnymi wyzwaniami. [...]
Projekt zmian w przepisach dotyczących odpowiedzialności karnej skarbowej przewiduje rozwiązanie, które może istotnie zmienić relację między zobowiązaniem podatkowym a odpowiedzialnością [...]
Planowane zmiany w funkcjonowaniu Krajowego Systemu e-Faktur wprowadzają istotne wątpliwości dotyczące tego, czym właściwie jest faktura w rozumieniu przepisów o [...]