KSeF a rolnicy ryczałtowi. Nowe obowiązki mogą stać się poważnym problemem

Wdrażanie Krajowego Systemu e-Faktur ma w założeniu usprawnić i uporządkować obieg dokumentów. W przypadku rolników ryczałtowych może jednak przynieść skutek odwrotny. Choć formalnie nie są oni objęci pełnym obowiązkiem korzystania z KSeF, w praktyce wielu z nich będzie musiało aktywnie uczestniczyć w systemie, m.in. w związku z wystawianiem i obsługą faktur VAT RR przez nabywców produktów rolnych.

Oznacza to konieczność dostosowania się do nowych zasad przez grupę, która dotychczas w dużej części funkcjonowała poza cyfrowym systemem fakturowania.

Problem z obowiązkiem posiadania NIP

Jedną z najważniejszych barier jest kwestia identyfikacji podatkowej. Wielu rolników ryczałtowych do tej pory posługiwało się wyłącznie numerem PESEL i nie miało potrzeby uzyskiwania numeru NIP.

Jeżeli korzystanie z rozwiązań związanych z KSeF będzie wymagało posiadania NIP, dla części gospodarstw oznaczać to będzie kolejną formalność administracyjną. Nie wynika ona przy tym z charakteru prowadzonej działalności czy rzeczywistych potrzeb gospodarstwa, lecz przede wszystkim z konieczności dostosowania się do wymogów systemu.

Cyfryzacja może okazać się poważną barierą

Drugim istotnym problemem jest konieczność korzystania z narzędzi cyfrowych. Obsługa KSeF wymaga dostępu do komputera, smartfona lub innego urządzenia połączonego z Internetem, a także możliwości odpowiedniego uwierzytelnienia się w systemie.

Dla części rolników nie stanowi to większego problemu. Trzeba jednak pamiętać, że wśród osób prowadzących gospodarstwa znajduje się również liczna grupa starszych rolników, którzy na co dzień nie korzystają z cyfrowych narzędzi administracyjnych.

W ich przypadku nowe rozwiązania mogą stać się realną barierą technologiczną. Problemem może być nie tylko samo logowanie do systemu, ale również uzyskanie odpowiednich danych dostępowych, obsługa dokumentów czy reagowanie na ewentualne błędy techniczne.

Możliwe problemy w codziennym funkcjonowaniu gospodarstw

Konsekwencje nowych wymogów mogą wykraczać poza samo wystawianie i odbieranie faktur. Dokumentacja dotycząca sprzedaży produktów rolnych jest potrzebna również przy wielu innych czynnościach związanych z prowadzeniem gospodarstwa.

Trudności z dostępem do dokumentów lub ich prawidłową obsługą mogą wpływać m.in. na rozliczenia z kontrahentami, kompletowanie dokumentacji potrzebnej do uzyskania dopłat czy przygotowywanie wniosków o zwrot podatku akcyzowego.

W efekcie system, którego jednym z głównych celów jest uproszczenie i cyfryzacja obiegu dokumentów, w przypadku części rolników ryczałtowych może prowadzić do zwiększenia liczby formalności i komplikacji.

Same szkolenia i infolinie mogą nie wystarczyć

Zapowiadane wsparcie w postaci szkoleń, materiałów informacyjnych czy infolinii jest potrzebne, ale może okazać się niewystarczające.

Problem nie zawsze polega bowiem na braku wiedzy o nowych przepisach. Dla części rolników przeszkodą jest przede wszystkim brak doświadczenia w korzystaniu z narzędzi cyfrowych. Instrukcja lub rozmowa telefoniczna nie zastąpi w takich sytuacjach bezpośredniej pomocy przy wykonaniu konkretnej czynności.

Dlatego szczególnie istotne byłoby stworzenie systemu wsparcia dostępnego lokalnie – przede wszystkim w gminach oraz ośrodkach doradztwa rolniczego. Rolnik powinien mieć możliwość uzyskania praktycznej pomocy przy sprawach związanych z KSeF bez konieczności samodzielnego mierzenia się z rozbudowanymi procedurami elektronicznymi.

Potrzebne uproszczenia dla rolników ryczałtowych

W obecnej sytuacji zasadne wydaje się rozważenie utrzymania dotychczasowych zasad funkcjonowania rolników ryczałtowych poza systemem KSeF w możliwie szerokim zakresie i bez nakładania na nich dodatkowych obowiązków administracyjnych.

Warto również przeanalizować możliwość uproszczenia wymogów identyfikacyjnych oraz stworzenia takich rozwiązań, które nie będą wymagały od każdego rolnika samodzielnej obsługi systemów elektronicznych.

Kluczowe znaczenie powinno mieć również zapewnienie rzeczywistego, łatwo dostępnego wsparcia na poziomie lokalnym.

Co z obowiązkowym KSeF dla rolników w przyszłości?

Osobnym zagadnieniem pozostaje przyszłość systemu i możliwość dalszego rozszerzania obowiązków związanych z KSeF.

Jeżeli w kolejnych latach rolnicy ryczałtowi mieliby zostać w szerszym zakresie objęci obowiązkowym systemem fakturowania elektronicznego, konieczne będzie wcześniejsze przygotowanie tej grupy do nowych zasad.

Bez uproszczenia procedur, zapewnienia lokalnej pomocy i uwzględnienia realnych możliwości technologicznych mieszkańców terenów wiejskich dalsza cyfryzacja może prowadzić nie do ułatwienia prowadzenia gospodarstw, lecz do pogłębiania istniejących problemów.

KSeF powinien być narzędziem, które upraszcza rozliczenia. Dlatego przy jego wdrażaniu szczególnie ważne jest uwzględnienie specyfiki rolników ryczałtowych i stworzenie takich zasad, które nie będą dla nich dodatkowym obciążeniem administracyjnym.

W związku z powyższym Ministerstwo Finansów otrzymało następujące pytania:

1. Z czego wynika wprowadzenie obowiązku posiadania numeru identyfikacji podatkowej przez rolników ryczałtowych na potrzeby funkcjonowania w systemie, mimo że dotychczas posługiwali się oni numerem PESEL, oraz czy rozważane jest dopuszczenie alternatywnych form identyfikacji, które nie będą generowały dodatkowych obciążeń administracyjnych?
2. W jaki sposób ministerstwo zamierza zapewnić realną dostępność systemu dla rolników, którzy nie korzystają na co dzień z narzędzi cyfrowych, w szczególności osób starszych, oraz czy planowane jest wprowadzenie rozwiązań umożliwiających obsługę spraw związanych z KSeF w formie uproszczonej lub pośredniej, bez konieczności samodzielnego korzystania z systemów teleinformatycznych?
3. Czy przeprowadzono ocenę wpływu nowych rozwiązań na bieżące funkcjonowanie gospodarstw rolnych, w tym na procesy rozliczeń z kontrahentami, a jeśli tak, jakie wnioski wynikają z tych analiz?
4. Jakie konkretne formy wsparcia o charakterze lokalnym zostaną wdrożone, aby umożliwić rolnikom ryczałtowym sprawne funkcjonowanie w nowych realiach, w szczególności czy przewiduje się utworzenie stałych punktów pomocy w gminach lub w jednostkach doradztwa rolniczego, zapewniających bezpośrednią obsługę i wsparcie techniczne?
5. Czy ministerstwo planuje w kolejnych latach objęcie rolników ryczałtowych obowiązkowym korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur, a jeśli tak, to jaki jest przewidywany harmonogram tych zmian oraz jakie działania przygotowawcze zostaną podjęte, aby uniknąć negatywnych skutków dla tej grupy i zapewnić im realną możliwość dostosowania się do nowych obowiązków?

W odpowiedzi Ministerstwo wskazało, iż:

Z czego wynika wprowadzenie obowiązku posiadania numeru identyfikacji podatkowej przez rolników ryczałtowych na potrzeby funkcjonowania w systemie, mimo że dotychczas posługiwali się oni numerem PESEL, oraz czy rozważane jest dopuszczenie alternatywnych form identyfikacji, które nie będą generowały dodatkowych obciążeń administracyjnych?

Ministerstwo Finansów informuje, że zgodnie z art. 116 ust. 3b ustawy o VAT, faktura VAT RR i faktura VAT RR KOREKTA mogą być, za zgodą dostawcy, wystawiane przy użyciu KSeF. W tym celu rolnik ryczałtowy nadaje nabywcy produktów rolnych lub usług rolniczych uprawnienie do wystawiania faktur VAT RR oraz faktur VAT RR KOREKTA oraz składa w ramach tej procedury oświadczenie, że jest rolnikiem ryczałtowym. Należy podkreślić, że nie jest to obowiązek rolnika,lecz możliwość. Rozwiązanie ma zatem charakter fakultatywny.

Warunkiem nadania uprawnień nabywcy jest posiadanie NIP przez rolnika ryczałtowego oraz zalogowanie się do systemu. Konieczność posiadania NIP dotyczy wszystkich podatników korzystających z KSeF i jest wymogiem systemowym, który ma również odzwierciedlenie w art. 116 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT. Nie jest planowana zmiana tej zasady.

W przypadku wskazania przez rolnika ryczałtowego w KSeF nabywcy produktów rolnych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu systemu, do czasu odwołania tego wskazania nabywca jest zobowiązany do wystawiania tych faktur w KSeF (art. 116 ust. 3i ustawy o VAT).

Natomiast w przypadku, gdy rolnik ryczałtowy nie nada nabywcy takiego uprawnienia, to faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA będą wystawiane przez tego nabywcę na dotychczasowych zasadach, tj. w formie papierowej lub elektronicznej. W takim przypadku rolnik ryczałtowy nie musi występować o nadanie identyfikatora podatkowego NIP (zakładając, że nie występują również inne przesłanki do posiadania NIP wynikające z ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników). Jak wskazano wyżej, nadanie uprawnień w systemie przez rolnika ryczałtowego jest możliwością, a nie jego obowiązkiem.

W jaki sposób ministerstwo zamierza zapewnić realną dostępność systemu dla rolników, którzy nie korzystają na co dzień z narzędzi cyfrowych, w szczególności osób starszych, oraz czy planowane jest wprowadzenie rozwiązań umożliwiających obsługę spraw związanych z KSeF w formie uproszczonej lub pośredniej, bez konieczności samodzielnego korzystania z systemów teleinformatycznych?

Rolnik ryczałtowy może nadać uprawnienia nabywcy za pomocą narzędzi komercyjnych zintegrowanych z API KSeF 2.0 lub przy użyciu bezpłatnego narzędzia oferowanego przez Ministerstwo Finansów (Aplikacji Podatnika KSeF 2.0). Do zalogowania w Aplikacji Podatnika KSeF można wykorzystać m.in. węzeł krajowy, w tym np. bankowość elektroniczną czy aplikację mObywatel. Konieczność uwierzytelnienia w systemie jest niezbędna ze względów bezpieczeństwa. Dodać przy tym należy, że rolnik ryczałtowy może także nadać w KSeF uprawnienia np. do zarządzania uprawnieniami na rzecz dowolnej osoby fizycznej, dzięki czemu ta osoba będzie mogła nadawać w imieniu rolnika m.in. uprawnienia dla nabywców, do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA w KSeF.

Oprócz tego możliwe jest również umówienie wizyty w urzędzie skarbowym przez zainteresowanych podatników, w celu uzyskania informacji na temat KSeF. Pracownicy urzędów skarbowych udzielą podatnikom niezbędnych informacji w tym obszarze oraz pomogą w nauce obsługi systemu. W urzędach skarbowych w całej Polsce zostały także uruchomione stanowiska komputerowe gdzie podatnicy mogą m.in. zobaczyć jak odebrać i wystawić fakturę w KSeF z użyciem bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów.

Podkreślamy jednak, że nadanie nabywcy produktów rolnych lub usług rolniczych uprawnienia do wystawiania faktur VAT RR oraz faktur VAT RR KOREKTA nie jest obowiązkiem lecz możliwością. Rozwiązanie to ma charakter fakultatywny.

Czy przeprowadzono ocenę wpływu nowych rozwiązań na bieżące funkcjonowanie gospodarstw rolnych, w tym na procesy rozliczeń z kontrahentami, a jeśli tak, jakie wnioski wynikają z tych analiz?

Ministerstwo Finansów informuje, że takie analizy były dokonywane na etapie projektowania założeń biznesowych dotyczących KSeF. Wprowadzenie możliwości wystawiania faktur VAT RR oraz faktur VAT RR KOREKTA w KSeF niesie ze sobą korzyści dla obu stron transakcji. Oznacza zamianę dokumentów papierowych na ustrukturyzowane i uporządkowane dane cyfrowe. Faktur VAT RR nie trzeba drukować ani przekazywać poza systemem. Są one przechowywane w KSeF przez 10 lat. Możliwość wystawiania faktur VAT RR w KSeF przyczynia się także do szybszego oraz zautomatyzowanego obiegu dokumentów pomiędzy stronami transakcji, a wystawiona przez nabywcę faktura VAT RR będzie udostępniona rolnikowi w KSeF praktycznie w czasie rzeczywistym. Dzięki KSeF nastąpi istotne skrócenie czasu komunikacji między dostawcą (rolnikiem ryczałtowym) a nabywcą (podatnikiem VAT czynnym), co przyspieszy realizację płatności oraz zwiększy bezpieczeństwo transakcji.

Jakie konkretne formy wsparcia o charakterze lokalnym zostaną wdrożone, aby umożliwić rolnikom ryczałtowym sprawne funkcjonowanie w nowych realiach, w szczególności czy przewiduje się utworzenie stałych punktów pomocy w gminach lub w jednostkach doradztwa rolniczego, zapewniających bezpośrednią obsługę i wsparcie techniczne?

Ministerstwo Finansów informuje, że zapewnia realne wsparcie dla wszystkich podatników wdrażających KSeF. Z takiej pomocy mogą skorzystać również rolnicy ryczałtowi.

Istnieje możliwość skorzystania z usług całodobowej infolinii KAS do spraw KSeF. Konsultanci infolinii oferują wsparcie telefoniczne w tematach merytorycznych oraz technicznych związanych z KSeF. Możliwe jest również zadanie pytania poprzez formularz kontaktowy. Ministerstwo Finansów zachęca do korzystania z usług infolinii.

Możliwe jest również umówienie wizyty w urzędzie skarbowym przez zainteresowanych rolników, w celu uzyskania informacji na temat KSeF. Pracownicy urzędów skarbowych udzielą niezbędnych informacji w tym obszarze oraz pomogą w nauce obsługi systemu, w tym również w zakresie kwestii związanych z zalogowaniem się do systemu czy nadaniem uprawnień.

Dodatkowo zapewniony jest dostęp do szerokiego pakietu materiałów informacyjnych i instruktażowych dotyczących korzystania z KSeF. Podstawowym źródłem wiedzy jest strona internetowa www.ksef.podatki.gov.pl. Serwis jest stale aktualizowany i stanowi centralne miejsce dla wszystkich użytkowników poszukujących informacji.

Czy ministerstwo planuje w kolejnych latach objęcie rolników ryczałtowych obowiązkowym korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur, a jeśli tak, to jaki jest przewidywany harmonogram tych zmian oraz jakie działania przygotowawcze zostaną podjęte, aby uniknąć negatywnych skutków dla tej grupy i zapewnić im realną możliwość dostosowania się do nowych obowiązków?

Ministerstwo Finansów informuje, że nie są prowadzone obecnie prace mające na celu objęcie obowiązkiem wystawiania w KSeF faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA.