Faktura w systemie KSeF – kiedy tak naprawdę możemy mówić o jej wystawieniu?

W związku z wejściem w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i zbliżającym się terminem jego obligatoryjnego stosowania, rośnie liczba wątpliwości praktycznych i prawnych związanych z funkcjonowaniem nowego systemu fakturowania. Jednym z najczęściej zgłaszanych problemów jest kwestia niejednoznacznego określenia momentu wystawienia faktury w systemie KSeF, a tym samym powstania obowiązku podatkowego, prawa do odliczenia VAT oraz wykazania przychodu w podatku dochodowym.

Obowiązujące przepisy i komunikaty resortu wskazują, że datą wystawienia faktury w KSeF ma być data jej przesłania do systemu, tj. chwila, w której faktura zostaje skutecznie zarejestrowana przez KSeF. To rozwiązanie prowadzi jednak do licznych komplikacji w sytuacjach, w których faktura została przygotowana wcześniej, ale z różnych względów – technicznych, organizacyjnych lub infrastrukturalnych – została przesłana do KSeF z opóźnieniem. Taki stan prawny może skutkować m.in.:

• niezgodnością dat wykazywanych w dokumentacji handlowej i księgowej,
• opóźnieniem w rozpoznaniu przychodu lub kosztu,
• utrudnieniem w realizacji prawa do odliczenia VAT po stronie nabywcy,
• zwiększonym ryzykiem korekt i nieprawidłowości w rozliczeniach miesięcznych.

Dodatkowo, przepisy wykonawcze oraz wytyczne techniczne nie przewidują jednoznacznego mechanizmu rozstrzygania rozbieżności między datą faktycznego wystawienia faktury (np. w systemie księgowym podatnika), a datą zarejestrowania jej w KSeF. Powoduje to realne ryzyko chaosu interpretacyjnego, a w konsekwencji – sporów z organami podatkowymi i niepotrzebnego obciążenia sądownictwa administracyjnego.

Wprowadzenie KSeF stanowi ogromną zmianę dla polskich przedsiębiorców i administracji skarbowej. Wymaga ona nie tylko dopracowania technicznego systemu, ale przede wszystkim spójnych i jednoznacznych przepisów prawa, które nie pozostawią pola do arbitralnych interpretacji ani nie będą rodziły nieproporcjonalnych sankcji za działania niezawinione. Wyjaśnienie powyższych kwestii ma zatem kluczowe znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa prawnego podatników i prawidłowego funkcjonowania nowego modelu fakturowania elektronicznego.

W związku z tym, rząd otrzymał następujące pytania:

1. Czy Ministerstwo Finansów i Gospodarki dostrzega ryzyko, że obecne przepisy utożsamiające datę wystawienia faktury z datą jej przesłania do KSeF mogą prowadzić do niezamierzonych skutków podatkowych dla sprzedawców i nabywców?

2. W jaki sposób resort planuje zlikwidować niejasności interpretacyjne dotyczące momentu wystawienia faktury, zwłaszcza w sytuacjach opóźnień technicznych lub awarii systemu KSeF?

3. Czy przewidziane są rozwiązania przejściowe lub okresy tolerancji w przypadku faktur, które zostały wygenerowane, ale jeszcze nie przekazane do KSeF, lecz muszą być uwzględnione w rozliczeniach miesięcznych?

4. Jak resort ocenia wpływ obecnego brzmienia przepisów na linię czasu odliczenia VAT: czy data przesłania faktury do KSeF może blokować lub opóźniać prawo do odliczenia podatku po stronie nabywcy?

5. Czy analizowano scenariusze, w których moment wystawienia faktury w systemie KSeF nie pokrywa się z faktycznym terminem wykonania usługi lub dostawy – i jakie rekomendacje w takich przypadkach przewiduje ministerstwo?

6. Czy istnieje plan wprowadzenia sankcji regulujących odpowiedzialność za opóźnienia w przekazywaniu faktur do KSeF, oraz czy będą one dostosowane do specyfiki działalności podatników (np. mikro i małych przedsiębiorstw)?

7. Jakie działania komunikacyjne i edukacyjne zamierza podjąć ministerstwo, aby przedsiębiorcy zostali świadomie poinformowani o zmianach związanych z momentem wystawienia faktury i wynikających z tego konsekwencjach rozliczeniowych?

8. Czy przewidziano w KSeF lub w powiązanych aktach prawnych procedury korygujące w przypadkach, gdy z przyczyn technicznych faktura została przesłana z opóźnieniem, co mogłoby skutkować niewłaściwą datą wystawienia?

Oto odpowiedź Ministerstwa Finansów z dnia 14 sierpnia 2025 roku na przedstawione pytania:

Zgodnie z regułą podstawową ujętą w art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, regułą generalną jest powstanie obowiązku podatkowego z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi.

W konsekwencji dla zastosowania owych reguł generalnych podatnik musi każdorazowo ustalić moment dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, dlatego że, po pierwsze, w tym momencie powstaje obowiązek podatkowy, a po wtóre, moment ten wyznacza ramy czasowe dla wystawienia faktury dokumentującej tę czynność.

Jeżeli więc dostawa towarów została dokonana np. 11 stycznia, to obowiązek podatkowy powstanie 11 stycznia, natomiast faktura winna zostać wystawiona do 15 lutego. Przy czym podatnik rozliczający się w okresach miesięcznych podatek należny wynikający z przedmiotowej dostawy powinien rozliczyć w rozliczeniu za styczeń, a zatem w rozliczeniu składanym do 25 lutego.

Analogiczną regułę ustawodawca przewiduje w odniesieniu do płatności otrzymanych od podatnika przed dokonaniem czynności. Zgodnie z art. 106i ust. 2 ustawy o VAT, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 tej ustawy, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

W związku z tym należy zauważyć, że opóźnienie wystawienia faktury nie powoduje co do zasady przesunięcia obowiązku podatkowego po stronie wystawiającego, natomiast może przesunąć moment dokonania odliczenia podatku naliczonego po stronie nabywcy.

W tym miejscu należy wskazać, że KSeF przyspieszy dotarcie faktury do kontrahenta, w stosunku do czasu obecnego, ponieważ, co do zasady, nabywca otrzyma fakturę w tym samym dniu, w którym wystawca ją wystawi. Faktura zasadniczo będzie otrzymana przez nabywcę w dniu przydzielenia przez KSeF numeru identyfikującego tę fakturę. Przydzielenie numeru fakturze w KSeF będzie odbywać się niezwłocznie – zatem nie wydaje się, aby korzyści z wdrożenia KSeF mogły być zakłócone takimi sytuacjami, które Pan Poseł sygnalizuje. Bardziej prawdopodobne wydaje się, że podatnik, który nie korzysta obecnie z KSeF, dostarczy fakturę nabywcy zdecydowanie później niż w przypadku korzystania z KSeF (przykładowo dostarczenie faktury nabywcy za pośrednictwem poczty/kuriera).

Podstawową zasadą działania KSeF będzie otrzymywanie/odbieranie faktury w KSeF, co jednocześnie zapewni szybkość i pewność dostępu do faktury, prawidłowość udokumentowania transakcji, w tym rozliczenia transakcji przez nabywcę.

KSeF przewiduje wyjątki w zakresie otrzymania faktury poza KSeF – w sposób uzgodniony, także poza KSeF wystawca przekazuje fakturę do zagranicznego podatnika oraz do konsumenta.

Powszechny i dostępny dla wszystkich system szybkiego generowania, wystawiania i udostępnienia e-faktury, spowoduje szybsze otrzymanie faktury, a także zagwarantuje pewność, że faktura dotarła do kontrahenta, zapewni także możliwość sprawdzenia jej treści w centralnej bazie faktur MF (KSeF).

Jeden standard e-faktury to ogromne oszczędności dla firm (przetwarzanie dokumentów, w tym usprawnienie płatności wynikających z e-faktur), to także ograniczenie dla nich ryzyk związanych z przyjmowaniem faktur od kontrahentów, ponieważ faktura w KSeF zwiększa pewność obrotu gospodarczego.

Odnosząc się natomiast do zadanych pytań uprzejmie informuję.

Ad. 1. W Ministerstwie Finansów przy pracach nad projektem ustawy i wypracowywaniu rozwiązań zawartych w tym projekcie analizowano różne przypadki, ryzyka i zagrożenia związane m.in. z datą wystawienia faktury. W związku z tym, że zasady dotyczące obowiązku podatkowego, ani terminy wystawiania faktur nie ulegają zmianie ryzyk podatkowych nie stwierdzono.

W szczególności ryzyk takich nie ma, ponieważ określenie daty wystawienia faktury wg daty jej przesłania (zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT) dotyczy wyłącznie faktury wystawionej w trybie online. Fakturę uznaje się za wystawioną w trybie online, jeśli data przesłania faktury do KSeF będzie zgodna z datą wystawienia faktury zadeklarowaną przez podatnika w polu P_1 pliku xml faktury.

W przypadku faktur wystawionych w trybach offline (art. 106nda, art. 106nf, art. 106nh ustawy) datą wystawienia faktury jest zawsze data wskazana przez podatnika na tej fakturze w polu P_1. Skutek w postaci określenia daty wystawienia faktury będzie więc zamierzonym efektem działań podatnika.

Ad. 2. Moment wystawienia faktury został określony w przepisach ustawy, także dla sytuacji opóźnień technicznych lub awarii systemu. W ustawie KSeF przewidziano i uregulowano następujące przypadki:

1) niedostępności KSeF związanej z zaplanowanymi pracami serwisowymi tego systemu – tzw. tryb offline;

2) awarii KSeF (ogłaszanej w komunikacie i za pośrednictwem interfejsu);

3) awarii systemu (ogłaszanej w środkach społecznego przekazu);

4) możliwość wystawienia faktury w trybie offline24, w sytuacji np. braku tymczasowego dostępu do Internetu u podatnika.

Powyższe zasady przedstawiono w ramach odpowiedzi na pytanie nr 1.

Ad. 3. Rozliczenie dla podatku VAT, tzw. JPK_VAT z deklaracją składa się do 25. dnia następującego miesiąca (JPK_V7), lub rozliczenie kwartalne do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale (JPK_V7K). Więc termin na dokonanie rozliczenia jest w każdym z tych przypadków długi. Należy też podkreślić, że w każdym momencie podatnik może złożyć korektę tego rozliczenia, więc okresy przejściowe nie są potrzebne.

Ad. 4. Prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie w którym podatnik otrzymał fakturę. Zasada powyższa obowiązuje przed wprowadzeniem KSeF w modelu obowiązkowym i będzie obowiązywała również po wdrożeniu KSeF obligatoryjnego.

Zgodnie z obowiązującym obecnie art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Przepis nie uległ zmianie w związku z procedowanym obecnie projektem legislacyjnym tzw. ustawa KSeF2.

Przed wdrożeniem KSeF obowiązkowego, ryzyko opóźnienia prawa do odliczenia po stronie nabywcy było większe niż będzie to miało miejsce od 1 lutego 2026 r.

Obecnie faktury wystawiane papierowo mogą być np. wysyłane pocztą co czasem trwa nawet kilka dni i finalnie może skutkować opóźnieniem w realizacji prawa do odliczenia.

Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej jest co do zasady data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Następuje to po przesłaniu pliku xml do systemu oraz weryfikacji czy jest on zgodny z obowiązującą strukturą logiczną oraz czy fakturę wystawia osoba lub podmiot do tej czynności uprawniony. KSeF zmienia więc wyłącznie kanał dystrybucji faktury do nabywcy. Od 1 lutego 2026 r. nabywca będzie pobierał fakturę z systemu. Faktura udostępniona nabywcy w systemie nigdy nie zaginie, ani nie zniszczy się.

Przyjęte w KSeF rozwiązania prawne związane z prawem do odliczenia podatku naliczonego należy więc uznać za optymalne, wykorzystujące możliwości systemu i wpisujące się w cel jego wdrożenia jakim jest wzrost poziomu cyfryzacji oraz automatyzacja procesów księgowych.

Ad. 5. Ministerstwo Finansów uprzejmie informuje, że moment wystawienia faktury w systemie KSeF nie musi pokrywać się z faktycznym terminem wykonania usługi lub dostawy. Jak wskazano powyżej, co do zasady, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Zatem wystawienie faktury dokumentującej sprzedaż może odbyć się nawet w miesiącu kolejnym niż miesiąc sprzedaży i jest to zgodne z obowiązującymi – na długo przed wprowadzeniem obowiązkowego KSeF – przepisami.

Ad. 6. Kary i sankcje w KSeF będą stosowane dopiero od 1 stycznia 2027 r. Należy jednak zauważyć, że KSeF niesie ze sobą wiele uproszczeń zarówno, jeśli chodzi o obieg dokumentów i ich rozliczanie, jak i o zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur. Pozwala przy tym, od strony nabywcy, na łatwiejsze wykazanie należytej staranności w odliczaniu podatku naliczonego.

Dodatkowo kary pieniężne przewidziane w ustawie KSeF będą podlegały miarkowaniu, zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego (Dział IVa), m.in. znajdzie zastosowanie art. 189d. W zależności od wagi popełnionego wykroczenia kara pieniężna w wyniku prowadzonego postępowania będzie miarkowana. Wymierzając administracyjną karę pieniężną, organ administracji publicznej będzie brał pod uwagę wagę i okoliczności naruszenia prawa, częstotliwość niedopełniania w przeszłości obowiązku, uprzednie ukaranie za to samo zachowanie, stopień przyczynienia się strony, działania podjęte przez stronę dobrowolnie w celu uniknięcia skutków naruszenia prawa, wysokość korzyści, którą strona osiągnęła, a w przypadku osoby fizycznej warunki osobiste strony, na którą administracyjna kara pieniężna jest nakładana. W przypadku gdy do naruszenia prawa doszło wskutek działania siły wyższej, organ podatkowy będzie mógł także odstąpić od nałożenia kary.

Ad. 7. Ministerstwo Finansów dostrzega konieczność przeprowadzenia przez administrację szerokiej kampanii informacyjnej dla przedsiębiorców.

W związku z tym w lipcu i sierpniu 2025 r. odbyła się seria letnich spotkań informacyjnych z zakresu KSeF. Ministerstwo Finansów w najbliższych miesiącach będzie kontynuować intensywne działania informacyjno-edukacyjne, w szczególności w obszarze przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF oraz korzystania z darmowego oprogramowania do wystawiania e-faktur.

Planowane jest opublikowanie podręcznika KSeF, w którym zostaną przedstawione kluczowe zagadnienia związane z obowiązkowym e-fakturowaniem. Podręcznik będzie zawierał wytyczne dotyczące między innymi zasad wystawiania e-faktur, ich otrzymywania oraz uzyskaniem dostępu do faktur.

Stale rozwijana jest strona internetowa https://ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okresobligatoryjny/, a w najbliższym czasie planowana jest rozbudowa strony o sekcję dotyczącą pytań i odpowiedzi dot. KSeF obligatoryjnego.

Na początku 2025 r. została uruchomiona infolinia KAS do spraw KSeF. Konsultanci infolinii oferują wsparcie telefoniczne w tematach merytorycznych oraz technicznych związanych z KSeF (https://www.podatki.gov.pl/skontaktuj-sieznami/telefon-do-konsultanta/#ksef).

Możliwe jest również zadanie pytania drogą e-mail

(https://ksef.podatki.gov.pl/formularz/) oraz poprzez kanał chat

(https://ksef.podatki.gov.pl/kontakt-zadzwon-lub-napisz/usluga-czat/).

Ad. 8. Przewidziano takie procedury w ustawie KSeF2 w art. 106nda. Wprowadza się na stałe możliwość dobrowolnego wystawienia faktury w postaci elektronicznej (tzw. tryb offline24), jeśli zostanie ona: – wystawiona zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych na elektronicznej platformie usług administracji publicznej, oraz – przesłana niezwłocznie do KSeF, nie później niż w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu.

Przedmiotowe rozwiązanie wychodzi naprzeciw sygnalizowanym przez przedsiębiorców obawom, że dokumenty wysłane do KSeF mogą nie zostać przez ten system przyjęte w czasie rzeczywistym, co może spowolnić działanie i spowodować trudności w prowadzeniu działalności gospodarczej. Wybór tego trybu wystawiania faktur jest dobrowolny, np. można z niego skorzystać w sytuacji braku możliwości wystawienia faktury w trybie online, lub konieczności wystawienia faktur na rzecz podmiotu innego niż zarejestrowany do VAT, nieposługującego się NIP, w tym na rzecz konsumenta i podmiotu zagranicznego, lub dla podmiotu korzystającego ze zwolnienia w procedurze SME. Jednocześnie wprowadza się zasadę ogólną, że faktura wystawiona w trybie offline24 na rzecz podmiotów gospodarczych (podatników krajowych) zawsze jest otrzymywana przez te podmioty w KSeF.

Datę wskazaną przez podatnika w polu P_1, w takiej fakturze uznaje się za datę wystawienia faktury w trybie offline24.

Powyższe rozwiązanie prawne powoduje, że data wystawienia faktury jest odporna na potencjalne problemy techniczne związane z przesłaniem faktury do KSeF.

Dodatkowo warto zauważyć, że w przypadku gdy faktura została wystawiona w trybie offline24 lub w trybie offline-niedostępność KSeF, a w czasie na jej dosłanie do KSeF wystąpi awaria systemu ogłoszona w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym, wówczas termin na dosłanie faktury do systemu będzie wynosił 7 dni od dnia zakończenia awarii KSeF.

Przewidziane rozwiązania prawne obsługują więc wszystkie potencjalne problemy techniczne, które mogłyby powodować opóźnienia w dosłaniu faktury wystawionej w trybie offline24 lub w trybie offline-niedostępność KSeF, do Krajowego Systemu e-Faktur.

---

Źródło: www.sejm.gov.pl

Wesprzyj nas